Học ngay cách sử dụng Gmail hiệu quả và chuyên nghiệp hơn
Gmail, dịch vụ mail phổ biến nhất hiện nay nhưng có vẻ đa phần mọi người chỉ đang sử dụng các tính năng cơ bản như gửi, đọc mail đơn giản mà quên mất đi các tính năng hữu ích khác cùng một số mẹo giúp người dùng sử dụng hiệu quả hơn. Hãy cùng GEARVN tìm hiểu ngay những cách sử dụng ngay tại bài viết sau đây !
Chặn email rác, spam
Hiện nay, tình trạng các email spam, rác từ những địa chỉ không minh bạch và rõ ràng ngày càng phổ biến. Việc này khiến hộp thư đến của bạn luôn tràn ngập các email không quan trọng và bị “trôi” đi những email mang thông tin quan trọng về công việc hay liên quan đến bản thân. Có 1 cách mà Gmail có cung cấp cho người dùng giúp bạn hạn chế và chặn email rác, spam, đó là chặn nhận mail từ địa chỉ Gmail.
Bạn có thể chặn địa chỉ email trong Gmail theo cách sau:
Mở email > Nhấn vào dấu 3 chấm ở góc phải > Chọn vào Chặn “Tên địa chỉ email” > Nhấn vào nút Chặn.
Xong, những email từ địa chỉ bị chặn sẽ tự động được chuyển vào hộp thư rác mà không còn xuất hiện ở hộp thư đến.
Đánh dấu những email chưa đọc thành đã đọc
Nếu bạn không có thời gian check email thường xuyên, hộp thư đến của bạn có vài trăm email chưa đọc khiến chúng ta cảm thấy khó chịu. Để không còn nhìn thấy những email hay biểu tượng chưa đọc thì sau đây sẽ là cách giúp bạn đánh dấu tất cả những email chưa đọc thành đã đọc.
Bạn mở hộp thư đến của email > Chọn vào dấu mũi tên hướng xuống kế bên ô vuông > Chọn vào Tất cả.
Sau đó, chọn vào biểu tượng lá thư Đánh dấu là đã đọc và tất cả những email sẽ ở tình trạng là đã đọc.
Sắp xếp, phân loại email bằng Nhãn
Một tính năng rất hữu ích mà Gmail cung cấp cho bạn là tạo nhãn dán. Có vai trò như những miếng dán ghi chú, tính năng này giúp bạn phân loại email theo từng nhóm cụ thể ví dụ như công ty, bạn bè, xem phim, tìm việc,… để bạn có thể dễ dàng hơn trong việc sắp xếp và tìm kiếm email đã nhận. Bạn có thể thêm email theo nhãn dán bằng cách sau:
Mở email > Tìm biểu tượng dấu 3 chấm > Chọn Gắn nhãn là.
Chọn Tạo mới để tạo ra nhãn dán của mình. Hoặc thêm vào 1 trong 4 nhãn dán mặc định của Gmail. Nhập tên nhãn dán theo nhu cầu > Nhấn Tạo để xác nhận tạo nhãn.
Hoàn thành, bạn đã có thể thêm những email vào nhãn khi mở email rồi chọn vào biểu tượng dấu 3 châm. Chọn vào Gắn nhãn là và chọn nhãn dán phù hợp. Sau cùng là nhấn Áp dụng.
Tìm email đã nhận chính xác
Nhưng nếu một email quan trọng mà bạn quên gắn nhãn, đánh dấu hoặc đó là một email quan trọng từ người gửi mà bạn quan tâm. Vậy thì hãy tham khảo những gợi ý dưới đây để giúp bạn tìm kiếm email chính xác hơn.
Chức năng tìm kiếm của Gmail cho phép bạn có thể tìm theo tên người nhận, tên người gửi, theo ngày tháng nhận email hoặc tìm theo những từ có trong email. Chi tiết như sau:
Từ: Tìm email đã nhận theo tên người gửi/địa chỉ email.
Tới: Tìm email đã gửi theo tên người nhận/địa chỉ email.
Chủ đề: Tìm theo chủ đề của email.
Có các từ:Tìm theo những từ có trong email.
Không có: Tìm theo những từ không có trong email.
Kích thước: Tìm kiếm những file đính kèm trong email với dung lượng nhất định.
Phạm vi ngày: Tìm kiếm email trong khoảng thời gian nhất định.
Tìm kiếm: Tìm email theo các danh mục (Hộp thư đến, Có gắn dấu sao, Thư đã gửi,...), các nhãn dán.
Tạo bộ lọc tìm kiếm email nhanh chóng
Ở ngay tính năng tìm kiếm email trên Gmail, nếu thường xuyên tìm kiếm theo nội dung trên thì chúng ta có thể sử dụng tính năng tạo bộ lọc. Để tạo bộ lọc tìm kiếm email, thực hiện theo các bước sau:
Click chọn vào biểu tượng trên thanh tìm kiếm > Nhập vào điều kiện tìm kiếm thích hợp > Nhấn Tạo bộ lọc.
Lựa chọn những hành động cho kết quả bộ lọc > Nhấn Áp dụng nhãn > Nhấn Chọn nhãn > Chọn áp dụng bộ lọc bằng click vào nhãn đã tạo hoặc chọn Nhãn mới để tạo nhãn.
Hoàn tác email đã gửi
Nếu bạn lỡ nhấn gửi một email chưa viết xong, có lỗi chính tả hay bất kì điều gì khiến bạn chưa ưng ý thì Gmail cũng cho phép người dùng gỡ email trong khoảng thời gian ngắn tính từ lúc bạn nhấn gửi. Để hoàn tác email đã gửi thì sau khi gửi email, bạn nhìn ở góc dưới cùng bên trái, ta sẽ thấy thông báo “Đã gửi thư”. Nhấn Hủy để hoàn tác email đã gửi.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh thời gian để hoàn tác email đã gửi ở trong mục Cài đặt > Nhấn Xem tất cả chế độ cài đặt. Ở thẻ Chung, bạn nút mục Hủy > Chọn thời gian hủy gửi trong các lựa chọn 5 giây, 10 giây, 20 giây và 30 giây.
Hi vọng với bài viết trên đây từ GEARVN sẽ giúp các bạn có thể sử dụng Gmail một cách hiệu quả và tối ưu nhất cho nhu cầu của mình. Có những mẹo bổ ích nào mà chúng mình chưa đề cập không? Hãy để lại bình luận bên dưới để mọi người cùng biết nhé !
Có thể bạn quan tâm:
