5 cách chuyển file PDF sang Excel giữ nguyên định dạng, không bị cắt
Copy dữ liệu từ PDF sang Excel thường bị lỗi định dạng, nhảy hàng khiến bạn tốn thời gian chỉnh sửa? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 5 cách chuyển file PDF sang Excel giữ nguyên định dạng cực nhanh, đảm bảo dữ liệu nằm đúng cột, giữ nguyên định dạng gốc mà không cần gõ lại thủ công. Cùng GEARVN khám phá ngay!
Tại sao dữ liệu thường bị lỗi khi chuyển từ PDF sang Excel?
Trước khi đi vào các bước thực hiện, chúng ta cần hiểu bản chất vấn đề để xử lý tận gốc. PDF (Portable Document Format) được thiết kế để "đóng băng" cách hiển thị. Khi bạn chuyển đổi sang Excel:
Lỗi nhảy cột/hàng: Do PDF không có cấu trúc lưới (grid) như Excel. Phần mềm phải tự "đoán" xem đâu là ranh giới giữa các cột.
Lỗi font chữ: Thường xảy ra với các bảng mã tiếng Việt cũ hoặc khi file PDF được tạo ra từ máy scan (dạng ảnh).
Dữ liệu bị cắt: Đây là lỗi phổ biến nhất khi các ô trong PDF có độ dài quá lớn hoặc sử dụng tính năng gộp ô phức tạp.
Để giải quyết triệt để, chúng ta cần những công cụ có khả năng phân tích cấu trúc bảng (Table Recognition) tốt.
5 cách chuyển file PDF sang Excel giữ nguyên định dạng
Chuyển file PDF sang Excel bằng tính năng có sẵn trong Microsoft Excel
Đây là cách chuyên nghiệp nhất, an toàn nhất và không cần cài đặt thêm phần mềm thứ ba. Kể từ phiên bản Office 2019 và Microsoft 365, Microsoft đã tích hợp bộ lọc dữ liệu cực kỳ mạnh mẽ.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Excel trên máy tính của bạn và mở một trang tính mới (Blank Workbook).
Bước 2: Trên thanh công cụ phía trên (Ribbon), bạn nhấp chuột vào thẻ Data.
Bước 3: Tìm đến nhóm công cụ Get & Transform Data, chọn Get Data > From File > From PDF.
Bước 4: Một cửa sổ trình quản lý tệp sẽ hiện ra. Bạn tìm đến thư mục chứa tệp PDF cần chuyển đổi, chọn tệp và nhấn Import.
Bước 5: Đợi vài giây để Excel phân tích tệp. Cửa sổ Navigator sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các trang (Page) và các bảng (Table) mà Excel tìm thấy. Hãy nhấp vào từng mục để xem trước nội dung ở khung bên phải.
Bước 6: Khi đã chọn đúng bảng cần lấy, bạn có hai lựa chọn:
Nhấn Load: Để đổ ngay dữ liệu vào Excel nếu thấy bảng đã đẹp.
Nhấn Transform Data: Nếu bảng có nhiều cột thừa, hàng trống hoặc bạn muốn chỉnh sửa định dạng trước khi xuất.
Bước 7: Sau khi nhấn Load, dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng bảng chuyên nghiệp, giữ nguyên màu sắc và cấu trúc cột ban đầu.
Cách chuyển file PDF sang Excel trực tuyến qua Smallpdf
Nếu bạn cần một cách chuyển file PDF sang Excel nhanh chóng mà không muốn thao tác phức tạp trong Excel, các công cụ online như Smallpdf là lựa chọn hàng đầu.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Smallpdf theo đường dẫn: smallpdf.com/vi/pdf-to-excel.
Bước 2: Nhấn vào nút Chọn tệp (hoặc kéo thả tệp PDF trực tiếp từ máy tính vào vùng màu vàng trên trình duyệt).
Bước 3: Sau khi tệp được tải lên, hệ thống sẽ hiện ra 2 lựa chọn:
Chuyển đổi thông thường: Miễn phí, phù hợp với PDF dạng văn bản.
Chuyển đổi với OCR: Trả phí, dành cho file PDF dạng ảnh quét (scan) để nhận diện chữ viết.
Bước 4: Nhấn vào tùy chọn bạn muốn và chọn Chọn tùy chọn.
Bước 5: Đợi hệ thống xử lý (thường mất từ 5-10 giây tùy dung lượng file).
Bước 6: Khi quá trình hoàn tất, nhấn nút Tải file xuống để lưu kết quả về máy tính.
Bước 7: Mở file Excel và kiểm tra lại các cột xem có bị nhảy hàng hay không.
>>> Xem thêm: Tổng hợp 5 cách chỉnh sửa file PDF nhanh chóng trên máy tính và điện thoại
Sử dụng IlovePDF - Công cụ hỗ trợ chuyển đổi tệp tin mạnh mẽ
Tương tự Smallpdf, IlovePDF là một "trợ thủ" đắc lực trong giới văn phòng. Điểm mạnh của IlovePDF là khả năng xử lý các file có dung lượng lớn khá ổn định.
Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Truy cập website ilovepdf.com và chọn mục PDF to Excel.
Bước 2: Nhấn nút Select PDF files để chọn tệp từ máy tính, hoặc bạn có thể lấy trực tiếp từ Google Drive hoặc Dropbox.
Bước 3: Nếu muốn chuyển đổi nhiều file, bạn nhấn vào dấu (+) để tải thêm các tệp PDF khác lên cùng một lúc.
Bước 4: Nhấn nút Convert to EXCEL ở góc dưới bên phải màn hình.
Bước 5: Sau khi màn hình hiển thị thông báo thành công, nhấn Download EXCEL.
Bước 6: Giải nén tệp (nếu bạn chuyển đổi nhiều file cùng lúc) và kiểm tra dữ liệu.
Chuyển đổi PDF sang Excel bằng Adobe Acrobat Pro
Adobe chính là "cha đẻ" của định dạng PDF, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi phần mềm Adobe Acrobat Pro sở hữu khả năng chuyển đổi dữ liệu chính xác nhất thế giới.
Cách thực hiện:
Bước 1: Mở tệp PDF của bạn bằng phần mềm Adobe Acrobat Pro DC.
Bước 2: Nhìn sang bảng công cụ bên tay phải, tìm và chọn tính năng Export PDF.
Bước 3: Ở giao diện xuất tệp, bạn chọn định dạng đầu ra là Spreadsheet (Bảng tính). Sau đó, hãy tích chọn vào Microsoft Excel Workbook.
Bước 4: (Quan trọng) Nhấn vào biểu tượng Răng cưa (Settings) bên cạnh. Tại đây, hãy đảm bảo bạn đã chọn Create Worksheet for each Table (Tạo mỗi bảng một trang tính) để dữ liệu không bị trộn lẫn.
Bước 5: Nhấn nút Export.
Bước 6: Chọn thư mục lưu trữ trên máy tính và nhấn Save.
Bước 7: Mở tệp Excel vừa tạo. Bạn sẽ thấy ngay cả các đường kẻ bảng, màu nền ô và định dạng chữ đều được giữ nguyên vẹn.
Cách chuyển file PDF sang Excel qua Google Drive (Google Sheets)
Ít ai biết rằng Google Drive cũng có khả năng "đọc" file PDF và chuyển hóa chúng thành bảng tính một cách miễn phí. Adobe chính là đơn vị tạo ra định dạng PDF, vì vậy công cụ của họ có khả năng chuyển đổi "mượt" nhất, đặc biệt là với các tệp có chứa bảng biểu phức tạp hoặc hình ảnh.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở tệp PDF của bạn bằng phần mềm Adobe Acrobat Pro DC.
Bước 2: Nhìn sang bảng công cụ bên tay phải, tìm và chọn tính năng Export PDF.
Bước 3: Ở giao diện xuất tệp, bạn chọn định dạng đầu ra là Spreadsheet (Bảng tính). Sau đó, hãy tích chọn vào Microsoft Excel Workbook.
Bước 4: (Quan trọng) Nhấn vào biểu tượng Răng cưa (Settings) bên cạnh. Tại đây, hãy đảm bảo bạn đã chọn Create Worksheet for each Table (Tạo mỗi bảng một trang tính) để dữ liệu không bị trộn lẫn.
Bước 5: Nhấn nút Export.
Bước 6: Chọn thư mục lưu trữ trên máy tính và nhấn Save.
Bước 7: Mở tệp Excel vừa tạo. Bạn sẽ thấy ngay cả các đường kẻ bảng, màu nền ô và định dạng chữ đều được giữ nguyên vẹn.
Những lưu ý quan trọng để không bị lỗi định dạng khi chuyển đổi
Để áp dụng thành công cách chuyển file PDF sang Excel mà không bị cắt hay mất dữ liệu, bạn cần lưu ý:
Kiểm tra chất lượng file PDF: Nếu file PDF bị mờ, nhòe hoặc là ảnh chụp nghiêng, kết quả chuyển đổi sẽ rất kém. Hãy đảm bảo file gốc rõ nét.
Sử dụng OCR cho file Scan: Các file PDF tạo ra từ máy scan thực chất là một tấm ảnh. Bạn bắt buộc phải dùng các công cụ có hỗ trợ OCR (như Adobe Acrobat hoặc phiên bản trả phí của Smallpdf) thì mới lấy được dữ liệu.
Ngôn ngữ văn bản: Một số công cụ online hỗ trợ tiếng Anh tốt hơn tiếng Việt. Nếu file của bạn có dấu, hãy chọn các công cụ lớn như Microsoft Excel hoặc Adobe để tránh lỗi font chữ (ví dụ: lỗi chữ "đ", "ơ", "ư").
Xử lý bảng phức tạp: Với các bảng có ô bị gộp (Merge cells), sau khi chuyển đổi bạn nên kiểm tra lại vì đây là vị trí dễ bị nhảy hàng nhất.
Lời kết
Tóm lại, việc chuyển đổi từ PDF sang Excel không còn là nhiệm vụ "bất khả thi" nếu bạn chọn đúng công cụ. Hy vọng với 5 cách chuyển file PDF sang Excel giữ nguyên định dạng vừa chia sẻ, bạn sẽ tiết kiệm được hàng giờ đồng hồ quý báu để tập trung vào việc phân tích dữ liệu thay vì phải loay hoay sửa lỗi định dạng. Chúc bạn thực hiện thành công và trở thành "phù thủy Excel" trong mắt đồng nghiệp!
