Top 7 cách tính tổng trong Excel hiệu quả và nhanh chóng

Công thức tính tổng là một trong những công thức cơ bản nhưng tiện dụng và được sử dụng nhiều trong học tập và trong công việc. Mọi người cần biết cách tính tổng trong Excel một cách nhanh chóng và chính xác để cải thiện kết quả và năng suất, giảm tải thời gian nhưng vẫn hiệu quả. Hãy cùng GEARVN khám phá công thức tính tổng trong Excel trong bài viết dưới đây.

1. Công thức tính tổng trong Excel bằng cách chọn ô liền kề nhau

Để tính theo công thức này bạn cần chọn cột cần tính tổng, sau đó di chuyển chuột bôi đen cột chứa giá trị. Sau khi thực hiện, kết quả sẽ hiển thị dưới góc phải phía dưới bảng Excel.

2. Công thức tính tổng trong Excel bằng tổ hợp phím tắt Alt +

• Bước 1: Bôi đen vùng cần tính tổng.

• Bước 2: Ấn tổ hợp phím Alt + kết quả sẽ hiện phía dưới của cột được tính tổng

3. Công thức tính tổng trong Excel bằng cách sử dụng dấu “+”

Công thức này áp dụng cho bạn khi bạn muốn tính một vài giá trị trong bảng. Để thực hiện công thức này bạn chỉ cần chọn ô chứa giá trị cần tính sau đó dùng phép cộng để tổng chúng lại.

Ví dụ: Bạn muốn tính tổng giá trị trong Excel cho các ô B2,B4,B5. Bạn cần chọn ô chứa giá trị, tiếp theo nhập công thức =B2+B4+B5. Sau đó, nhấn Enter kết quả sẽ hiển thị.

4. Công thức tính tổng trong Excel bằng hàm SUM

Hàm SUM được sử dụng phổ biến nhất trong Excel để tính tổng, với hàm SUM người dùng có thể tính một cách chính xác giá trị trong nhiều vùng chứa. Cách để tính tổng trong Excel cực kì đơn giản chỉ với =SUM(các ô được chọn).

Để thực hiện tính tổng bằng hàm SUM cần -> Chọn ô bạn muốn nhận giá trị -> Nhập công thức =SUM (các ô được chọn) -> Nhấn Enter.

Mẹo làm nhanh: Khi các giá trị cần tính nằm trên cùng một cột bạn chỉ cần nhập =SUM sau đó dùng chuột kéo từ ô bắt đầu đến ô kết thúc như sau: =SUM(C2:C500), tiếp đó nhấn Enter kết quả sẽ xuất hiện.

5. Công thức tính tổng trong Excel bằng Autosum trên thanh công cụ

Autosum là một tính năng hỗ trợ của Excel giúp bạn tính tổng giá trị cần thiết một cách nhanh chóng chỉ bằng một cú click chuột.

Tính tổng bằng Autosum theo cột

• Bước 1: Chọn vùng chứa giá trị và vùng nhận giá trị tính tổng

• Bước 2: Chọn mục Editing -> Chọn Autosum -> Kết quả sẽ hiện ở vùng chọn trước đó

Tính tổng bằng Autosum theo hàng

Tương tự như cách tính tổng theo cột bằng Autosum, nhưng ở cách tính theo hàng thì người dùng cần lựa chọn vùng nhận nằm phía bên phải của vùng chứa giá trị. Cách làm như sau:

Tính tổng kết hợp hàng cột bằng Autosum

Chọn vùng chứa giá trị cần tính tổng và vùng nhận kết quả tính tổng của hàng và cột -> Sau đó chọn Autosum -> Kết quả sẽ hiển thị ở vùng nhận kết quả.

6. Công thức tính tổng trong Excel bằng Subtotal

Subtotal trong Excel được dùng để tính tổng giá trị trong phạm vi, bao gồm cả các giá trị ẩn. Ưu điểm của tính năng này là có thể tính tổng giá trị trong cột và hàng ẩn, tính tổng theo điều kiện. Để thực hiện cách tính này cần làm theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel cần tính -> Chọn dòng tiêu đề.

• Bước 2: Trên thanh công cụ, tại mục Editing -> Chọn Sort & Filter -> Chọn Filter.

• Bước 3: Chọn mũi tên góc phải tiêu đề, các giá trị sẽ hiển thị bên trong hộp thoại.

• Bước 4: Chọn giá trị cần tính tổng -> Nhấn OK.

• Bước 5: Tính tổng bằng cách bôi đen giá trị cần tính -> Ấn phím tắt Alt + kết quả sẽ xuất hiện bên dưới.

7. Công thức tính tổng trong Excel bằng cách chuyển đổi dữ liệu của bạn vào bảng theo các cột

Để thực hiện được cách này bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel, bôi đen bảng bạn muốn tính tổng -> Bấm tổ hợp phím Ctrl + T -> Bấm OK.

• Bước 2: Chọn mục Total row -> Kết quả tính tổng sẽ hiện ở dưới cùng bảng tính.

Một số lỗi thường gặp khi tính tổng trong Excel và cách khắc phục lỗi

Trong quá trình thực hiện tính tổng cũng như sử dụng Excel không tránh khỏi được việc xảy ra lỗi. Dưới đây là một số lỗi thường xuất hiện trong quá trình tính tổng.

• Lỗi #VALUE!: Lỗi này xảy ra khi bạn nhập giá trị không phù hợp vào một ô. Ví dụ, bạn nhập “abc” vào ô có định dạng số “123”.
• Lỗi #DIV/O!: Lỗi này xảy ra khi bạn cố gắng chia một số cho 0. Ví dụ, bạn tính tổng cho một phạm vi không chứa số nào (ô rỗng).
• Lỗi #NUM!: Lỗi này xảy ra khi áp dụng hàm tính toán không chính xác.
• Lỗi #NAME?: Lỗi này xảy ra khi bạn dùng tên hàm không tồn tại. Ví dụ bạn dùng SUNM thay vì SUM.
• Lỗi #REF!: Lỗi này xảy ra khi bạn tham chiếu đến một ô không tồn tại. Ví dụ, bạn xóa một ô đã tham chiếu đến trong một công thức.

Cách khắc phục lỗi khi tính tổng trong Excel:

• Kiểm tra định dạng ô: Kiểm tra kỹ càng, đảm bảo các ô được sử dụng trong công thức được định dạng chính xác.
• Kiểm tra giá trị ô: Để đảm bảo kết quả chính xác bạn cần kiểm tra lại giá trị trong ô để không xảy ra sự cố.
• Kiểm tra công thức: Cần kiểm tra lỗi chính tả, hệ thống dấu để chắc rằng công thức nhập chính xác.

Kết luận

Nội dung trên là toàn bộ những gì GEARVN muốn chia sẻ với bạn về cách tính tổng trong Excel đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả. Hy vọng qua bài viết các bạn có thể áp dụng và triển khai vào dự án của mình để mang lại kết quả tốt nhất. Hãy theo dõi GEARVN để biết thêm nhiều thông tin về thủ thuật văn phòng hoặc các nội dung về công nghệ nhé!