Mách bạn cách in file Excel vừa trang A4 cực nhanh
Việc in file trên Excel sẽ có đôi phần khó hơn in file trên Word. Những đừng quá lo lắng, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn những cách in file Excel đơn giản, dễ thực hiện. Việc có thể căn chỉnh in vừa khổ A4 sẽ giúp bạn tiết kiệm được không gian giấy hơn.
Lý do nên in file Excel vừa khổ A4?
In file Excel trên trang A4 là kỹ thuật phổ biến với những ai thường làm báo cáo hay bảng tính. Cụ thể hơn đây là những lý do bạn nên in trang tính vừa trên trang A4:
Tiện lợi và phổ biến: Khổ A4 là một kích cỡ tiêu chuẩn thường được sử dụng trong văn phòng hay ở các trường học. Khổ giấy A4 cũng giúp bạn dễ đọc, quản lý và chia sẻ tài liệu.
Dễ theo dõi và trình bày: In tài liệu vừa trên khổ A4 sẽ gúp bảng tính của bạn dễ đọc hơn, kích thước phù hợp với mắt của người đọc nhất là khi bạn cần trình bày dữ liệu trong lúc báo cáo hoặc thuyết trình.
Tăng tính chuyên nghiệp: Một bảng tính nằm vừa trên trang A4 sẽ giúp tài liệu của bạn gọn gàng, tạo ấn tượng đối với người đọc.
Cách in file Excel trên khổ A4
Khi tiến hành in file Excel, bạn có thể lựa chọn in cả file trên một trang A4 hoặc chọn từng vùng. Dưới đây là ba cách in chung cho cả file Excel:
Sử dụng Page Layout
Bước 1: Mở mục Page Layout -> Mở phần cài đặt của tab Page Setup
Bước 2: Ở hộp thoại bạn cần điều chỉnh 3 phần sau:
- Phần Orientation: Bạn cần chọn định dạng trang A4 dọc (Portrait) thay vì ngang (Landscape)
- Phần Scalling: Chọn mục Fit to chỉnh thông số thành 1 page(s) wide by 1 tall
- Phần Paper size: Lựa chọn A4
Và sau khi đã điều chỉnh xong ba phần trên, bạn chọn Print.
In file Excel trang A4 bằng Page Break Preview
- Bước 1: Chọn View trên thanh công cụ -> Tiếp tục chọn Page Break Preview
- Bước 2: Sau khi lựa chọn Page Break Preview, Excel sẽ giới hạn trang tính như hình
- Bước 3: Bạn chọn FIle -> Print. Tài liệu được in ra sẽ giống với bản xem trước
Tính năng Breaks in file Excel nhanh chóng
- Bước 1: Click chuột vào Page layout -> Nhấp vào Breaks -> Insert Page Break -> File Excel sẽ tự động chia các trang phù hợp với tờ A4
- Bước 2: Vào File -> Chọn Print để in tài liệu
Hướng dẫn in riêng từng vùng
Bên cạnh việc in toàn bộ tài liệu trên file Excel, bạn cũng có thể chọn vùng dữ liệu cần thiết để tiến hành in:
- Bước 1: Tô đen vùng dữ liệu bạn cần in
- Bước 2: Nhấp vào File -> Chọn Print
- Bước 3: Tại phần Settings -> Chọn Print Selection (In những vùng được chọn)
- Bước 4: Trang A4 được in ra sẽ giống với hình ảnh bạn được xem trước.
Một số tips khi in file Excel
Ngoài việc căn chỉnh kích thước khi in file Excel khớp với trang A4, bạn cũng cần điều chỉnh thêm các yếu tố khác để tận dụng hết trang giấy cũng như trang tính bắt mắt:
- Loại bỏ những cột thừa: Một bảng tính có quá nhiều cột sẽ sẽ không thể nằm hết trên trang A4. Do đó bạn có thể xóa hoặc ẩn đi các cột hay hàng không quan trọng để bảng tính trông gọn hơn.
- Điều chỉnh cỡ chữ: Việc thu nhỏ cỡ chữ để bảng tính vừa gọn trong trang A4 sẽ giúp cho việc in dễ dàng hơn. Tuy nhiên không khuyến khích chữ quá nhỏ bởi sẽ khó đọc và dễ nhầm lẫn
- Căn chỉnh lề: Nếu tài liệu không bắt buộc về việc căn chỉnh lề, bạn cũng có thể lựa chọn thu nhỏ lề để bảng tính có nhiều không gian hơn.
- Chọn khổ giấy ngang: Ngoài ra nếu bảng tính của bạn thật sự có quá nhiều cột thì bạn có thể lựa chọn in theo khổ ngang thay vì khổ dọc.
Như vậy là bài viết phía trên đã chia sẽ đến các bạn đọc những kỹ năng, cách in file Excel sao cho vừa khổ A4. Có thể nói, đây là thủ thuật quen thuộc với những ai thường xuyên in ấn hoặc những bạn muốn học cũng có thể thực hành ngay bởi nó vô cùng đơn giản.
Một số bài viết cùng chủ đề:
Nếu bạn vẫn đang tìm cho mình một chiếc laptop hay PC thì đừng ngần ngại ghé cửa hàng GEARVN để được tư vấn cụ thể. Hiện nay GEARVN đang có chương trình Back to School với nhiều ưu đãi hấp dẫn, mua ngay sản phẩm để có cơ hội rinh quà liền tay.
