Cách sử dụng Excel trên máy tính: Hướng dẫn chi tiết cho người mới bắt đầu

Microsoft Excel là công cụ bảng tính quen thuộc trên hầu hết laptop, PC văn phòng hiện nay. Với người mới, việc sử dụng Excel thường tạo cảm giác khó vì có nhiều ô, cột và hàm. Vì vậy, bài viết này của GearVN giúp người dùng từng bước sử dụng Excel trên máy tính.

Những điểm chính

• Bắt đầu với Excel bằng cách tạo, lưu file, nhập liệu vào ô và làm quen giao diện hàng, cột cơ bản.
• Sử dụng công thức bắt đầu bằng dấu (=) và các hàm cơ bản như SUM, AVERAGE để tính toán dữ liệu tự động, chính xác.
• Định dạng bảng tính chuyên nghiệp với các công cụ kẻ khung, căn lề, tô màu và tùy chỉnh kiểu dữ liệu (số, ngày tháng).
• Dễ dàng sắp xếp (Sort) và lọc (Filter) dữ liệu để tìm kiếm, phân loại thông tin một cách nhanh chóng.
• Nhận biết và xử lý các lỗi thường gặp như
  ## (cột hẹp) hay #VALUE! (sai kiểu dữ liệu) để làm việc hiệu quả.

1. Tổng quan về Excel trên máy tính

Excel là phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft 365/Office 365. Phần mềm giúp tạo bảng, nhập số liệu, tính toán tự động và hỗ trợ nhiều công cụ xử lý dữ liệu mạnh mẽ.

Bạn có thể dùng Excel để quản lý:

• Bảng chi tiêu cá nhân: Theo dõi thu chi hàng tháng với hàm SUM, AVERAGE.
• Bảng điểm lớp: Tính tổng điểm, điểm trung bình và xếp hạng học sinh.
• Danh sách khách hàng: Lưu trữ thông tin liên hệ và quản lý đơn hàng nhỏ.
• Bảng theo dõi công việc: Liệt kê nhiệm vụ (To-do list) và thời hạn hoàn thành.

Excel là phần mềm bảng tính giúp người dùng tạo bảng, tính toán tự động

2. Cài đặt và kích hoạt Microsoft Excel

Người dùng có thể sử dụng Excel theo ba cách phổ biến:

• Mua bản quyền: Đăng ký gói Microsoft 365 hoặc nhập key bản quyền chính hãng.
• Dùng kèm theo máy: Một số laptop chính hãng thường được tặng kèm bộ Office bản quyền.
• Excel Online: Sử dụng miễn phí trên trình duyệt web thông qua tài khoản Microsoft.

Bạn có thể kiểm tra Excel đã có trên máy tính hay chưa bằng cách nhấn phím Windows > Gõ Excel. Nếu thấy biểu tượng màu xanh xuất hiện, bạn chỉ cần click để mở. Nếu không thấy, bạn cần cài đặt thêm bộ Office.

Nhấn phím Windows và gõ Excel để kiểm tra

3. Cách mở Excel và làm quen giao diện

3.1. Các cách mở file Excel

• Cách 1: Nhấn phím Windows > Gõ Excel vào thanh tìm kiếm.
• Cách 2: Double-click vào file có đuôi .xlsx sẵn có trong thư mục.
• Cách 3: Vào tab File > Open > Recent để mở các file đã làm việc gần đây.

Xem các file đã mở gần đây tại mục Recent

3.2. Workbook và Worksheet

• Workbook: Là toàn bộ file Excel của bạn (giống như một quyển sổ).
• Worksheet (Sheet): Là từng trang bảng tính trong Workbook. Bạn có thể nhấn dấu (+) ở phía dưới để thêm sheet mới.

Chọn dấu (+) để thêm sheet mới

3.3. Hàng, cột, ô và cách chọn vùng dữ liệu

• Hàng (Row): Đánh số 1, 2, 3,... (theo chiều ngang).
• Cột (Column): Ký hiệu A, B, C,... (theo chiều dọc).
• Ô (Cell): Giao điểm giữa hàng và cột, ví dụ: A1, B2.

Theo chiều dọc là các cột với ký hiệu chữ cái

3.4. Thanh công cụ quan trọng

• Home: Định dạng chữ, căn lề, kẻ khung.
• Insert: Chèn biểu đồ, hình ảnh, bảng.
• Formulas: Chứa các hàm tính toán.
• Formula Bar: Nơi hiển thị và chỉnh sửa nội dung/công thức của ô đang chọn.

Thanh công cụ trong Excel

4. Tạo, lưu và mở lại bảng tính Excel

4.1. Tạo bảng tính mới

Vào File > New > Blank Workbook để bắt đầu với một trang trắng.

Chọn Blank Workbook

4.2. Cách lưu file Excel

• Nhấn Ctrl + S để lưu nhanh.
• Vào File > Save As để chọn thư mục lưu trữ (Desktop, Documents...) và đặt tên file.

Mẹo: Nên đặt tên file rõ ràng kèm ngày tháng (ví dụ: Bao_cao_01_2025.xlsx) và kết hợp lưu trên OneDrive để tránh mất dữ liệu.

Vào File rồi Save As để chọn thư mục lưu trữ

5. Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu

5.1. Nhập dữ liệu cơ bản

Chọn ô > Gõ nội dung > Nhấn Enter để xuống dưới hoặc Tab sang phải.

• Văn bản: Excel mặc định căn trái.
• Số/Ngày tháng: Excel mặc định căn phải để hỗ trợ tính toán.

Excel mặc định căn chỉnh dữ liệu số để hỗ trợ tính toán

5.2. Chỉnh sửa và sao chép

• Sửa: Double-click vào ô hoặc sửa trên thanh Formula Bar.
• Xóa: Chọn vùng dữ liệu và nhấn phím Delete.
• Fill Handle: Đưa chuột vào góc dưới bên phải ô (hiện dấu cộng nhỏ), kéo xuống để sao chép công thức hoặc tạo chuỗi số tự động.

Kéo dấu cộng nhỏ xuống để sao chép công thức

6. Cách sử dụng công thức và các hàm cơ bản

6.1. Nguyên tắc chung

Mọi công thức bắt đầu bằng dấu (=). Nên sử dụng địa chỉ ô (ví dụ: =A1+B1) thay vì nhập số trực tiếp để dữ liệu tự động cập nhật khi bạn thay đổi giá trị.

Nhập dấu bằng để sử dụng công thức

6.2. Các phép tính và hàm cơ bản

• Cộng/Trừ/Nhân/Chia: Dùng các ký hiệu +, -, *, /.
• Hàm SUM: Tính tổng vùng dữ liệu (ví dụ: =SUM(A1:A10)).
• Hàm AVERAGE: Tính giá trị trung bình.
• Hàm MIN/MAX: Tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong vùng chọn.

SUM là hàm tính tổng

6.3. Lưu ý quan trọng

• Không nhập chữ vào những ô dùng để tính toán số (tránh lỗi #VALUE!).
• Chú ý dấu phân tách hàm (dấu phẩy , hoặc chấm phẩy ;) tùy theo thiết lập của máy tính.

7. Định dạng dữ liệu và trình bày bảng Excel dễ đọc

7.1. Định dạng văn bản trong ô

Trong tab Home, bạn có thể tùy chỉnh để bảng tính chuyên nghiệp hơn:

• Font và cỡ chữ: Chọn font dễ đọc (Arial, Calibri) và tăng cỡ chữ cho tiêu đề.
• Kiểu chữ: In đậm (B), in nghiêng (I) hoặc gạch chân (U) để nhấn mạnh thông tin.
• Màu sắc: Sử dụng Fill Color (đổ màu nền) cho dòng tiêu đề cột để phân biệt với phần nội dung.

Định dạng văn bản tại tab Home

7.2. Căn lề và kẻ khung cho bảng

• Căn lề (Alignment): Số thường căn phải, chữ căn trái hoặc giữa. Sử dụng Merge & Center để gộp nhiều ô thành một ô duy nhất cho tiêu đề chính của bảng.
• Kẻ khung (Borders): Chọn vùng dữ liệu > Nhấn vào biểu tượng Borders > chọn All Borders. Việc kẻ khung giúp bảng không bị rối mắt và rõ ràng hơn khi in ấn.

Merge & Center để gộp nhiều ô thành một ô

7.3. Định dạng số, tiền tệ, ngày tháng

Chuột phải vào ô > Chọn Format Cells (hoặc nhấn Ctrl + 1):

• Number: Dùng cho số đếm.
• Currency: Hiển thị ký hiệu tiền tệ (đ, $).
• Date: Chỉnh định dạng ngày tháng theo kiểu Việt Nam (dd/mm/yyyy).

Currency là định dạng ký hiệu tiền tệ

7.4. Điều chỉnh kích thước hàng và cột

Khi thấy ô hiển thị

Đưa chuột vào đường phân cách giữa hai cột và kéo rộng ra

8. Sắp xếp và lọc dữ liệu cơ bản trong Excel

8.1. Sắp xếp dữ liệu (Sort)

Giúp bạn tổ chức lại danh sách theo thứ tự mong muốn:

• Bước 1: Vào tab Data > chọn Sort.
• Bước 2: Chọn cột cần sắp xếp.
• Bước 3: Chọn A to Z (tăng dần) hoặc Z to A (giảm dần).

Tại tab Data, chọn Sort để sắp xếp dữ liệu

8.2. Lọc dữ liệu (Filter)

Công cụ cực kỳ hữu ích để tìm kiếm thông tin cụ thể:

• Bước 1: Chọn hàng tiêu đề > Vào Data > nhấn Filter.
• Bước 2: Click vào mũi tên xuất hiện ở tiêu đề cột.
• Bước 3: Tick chọn giá trị bạn muốn xem.

Chọn Filter để lọc dữ liệu

8.3. Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)

Nằm ở tab Home, tính năng này giúp Excel tự động tô màu ô dựa trên giá trị. Ví dụ: Tự động tô màu đỏ các khoản chi lớn hơn 1.000.000đ để bạn dễ dàng quản lý ngân sách.

Conditional Formatting là công cụ định dạng có điều kiện

9. Phím tắt và mẹo thao tác nhanh trong Excel

10. Một số lỗi Excel thường gặp và cách xử lý nhanh

• Lỗi
  ##: Do cột quá hẹp > Kéo rộng cột ra.
• Lỗi #DIV/0!: Phép tính chia cho số 0 hoặc ô trống > Kiểm tra lại mẫu số.
• Lỗi #VALUE!: Công thức tính toán sai kiểu dữ liệu (ví dụ lấy số cộng với chữ) > Kiểm tra lại các ô tham chiếu.
• Excel chạy chậm/treo: Do file quá lớn hoặc máy thiếu RAM > Đóng bớt ứng dụng, cân nhắc nâng cấp SSD và RAM.

#VALUE! là lỗi công thức sai kiểu dữ liệu

11. Lộ trình tự học Excel sau khi nắm vững cơ bản

Khi đã quen với việc nhập liệu và các hàm SUM, AVERAGE, bạn nên tìm hiểu thêm:

• Hàm điều kiện: Hàm IF, COUNTIF.
• Hàm tìm kiếm: VLOOKUP, HLOOKUP.
• Phân tích dữ liệu: Pivot Table (Công cụ hiệu quả để tóm tắt và phân tích dữ liệu lớn).

12. Câu hỏi thường gặp

12.1. Excel Online có khác gì so với Excel cài trên máy?

Excel Online miễn phí, chạy trên trình duyệt và hỗ trợ làm việc nhóm trực tuyến tốt. Tuy nhiên, Excel cài trên máy (Office 365) có đầy đủ tính năng nâng cao và xử lý file lớn mượt mà hơn.

12.2. Laptop cấu hình thấp có dùng Excel được không?

Có thể dùng cho các file nhỏ. Tuy nhiên, nếu bạn làm kế toán hoặc quản lý kho với hàng nghìn dòng dữ liệu, nên nâng cấp lên ít nhất 8GB RAM trở lên và ổ SSD để làm việc hiệu quả.

12.3. Nên dùng Excel hay Google Sheets?

Dùng Excel nếu bạn cần xử lý dữ liệu phức tạp, chuyên sâu và bảo mật offline. Dùng Google Sheets nếu bạn cần chia sẻ nhanh và nhiều người cùng sửa một lúc trên internet.

Nên dùng Excel khi cần xử lý dữ liệu chuyên sâu, phức tạp

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách cài Office 365 miễn phí sử dụng nhanh chóng, dễ dàng
• Top mẹo thú vị trên Microsoft Words mà bạn nên biết
• Học cách trình chiếu PowerPoint trên máy tính cơ bản từ A đến Z

Excel không khó nếu bạn bắt đầu từ những bước nhỏ nhất: Nhập liệu, kẻ bảng và dùng các hàm tính tổng cơ bản. Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc máy tính để bắt đầu sử dụng Excel, hãy ghé ngay showroom GearVN hoặc truy cập website để được tư vấn cấu hình chuẩn văn phòng.