Laptop không nhận máy in: Nguyên nhân và cách khắc phục nhanh

Laptop đang cần in gấp tài liệu nhưng không thấy máy in trong danh sách là một lỗi gây nhiều phiền toái. Bài viết này của GearVN sẽ giúp bạn tổng hợp nguyên nhân thường gặp, checklist kiểm tra nhanh và các cách xử lý trên Windows 10/11.

Những điểm chính

• Lỗi laptop không nhận máy in thường do hỏng cáp kết nối, sai Driver hoặc dịch vụ Print Spooler trên Windows bị gián đoạn.
• Luôn kiểm tra nguồn điện, tình trạng giấy và độ chắc chắn của cáp USB trước khi tiến hành các bước can thiệp phần mềm.
• Sử dụng công cụ Troubleshoot tích hợp hoặc cập nhật Driver từ website chính hãng để khắc phục các lỗi giao tiếp cơ bản giữa thiết bị.
• Đảm bảo laptop và máy in dùng chung mạng nội bộ, đồng thời cấu hình địa chỉ IP tĩnh cho máy in WiFi/LAN để kết nối ổn định.
• Khởi động lại dịch vụ Print Spooler và xóa hàng đợi lệnh in bị treo là cách hiệu quả để xử lý tình trạng máy in không phản hồi.

1. Lỗi laptop không nhận máy in ảnh hưởng gì?

Một số dấu hiệu phổ biến khi laptop không nhận máy in:

• Không thấy máy in trong Devices and Printers hoặc Printers & Scanners.
• Thấy máy in nhưng báo lỗi kết nối, không in được.
• Máy in ở trạng thái Offline, hàng đợi lệnh in treo.

Lỗi laptop không nhận máy in sẽ dẫn đến những ảnh hưởng như:

• Không in được tài liệu học tập, báo cáo, hợp đồng, hồ sơ nộp gấp.
• Mất thời gian thử nhiều cách, hỏi người khác, công việc và học tập bị chậm.
• Nếu xử lý sai (cài driver không đúng, xóa nhầm file hệ thống), laptop có thể phát sinh lỗi khác.

Lỗi laptop không nhận máy in sẽ ảnh hưởng đến thời gian in

2. Các trường hợp lỗi laptop không nhận máy in thường gặp

2.1. Biểu hiện laptop không nhận máy in

Laptop không nhận máy in là tình huống laptop không thể nhận diện, giao tiếp hoặc gửi lệnh in ổn định cho máy in, dù đã kết nối bằng USB hoặc WiFi/LAN. Các biểu hiện thường gặp:

• Máy in không hiển thị trong Devices and Printers/Printers & Scanners: Windows không phát hiện thiết bị, thường liên quan dây, cổng, driver.
• Khi kết nối hoặc in báo lỗi như Windows cannot connect to printer: Hệ thống nhận ra nhưng không thiết lập được kết nối ổn định.
• Máy in hiển thị nhưng trạng thái Offline: Laptop gửi lệnh nhưng hệ thống coi máy in đang ngắt kết nối.
• Máy in hiển thị, trạng thái Ready nhưng nhấn in không thấy phản hồi: Hàng đợi lệnh in bị treo hoặc Print Spooler gặp lỗi.

Kết nối bằng cáp USB: Dùng cáp USB cắm trực tiếp giữa laptop và máy in. Phổ biến cho gia đình, cá nhân, cửa hàng nhỏ. Lỗi thường gặp là dây USB hỏng, cổng USB lỗi, driver máy in không tương thích Windows 10/11.

Kết nối WiFi/LAN: In qua mạng nội bộ, nhiều máy tính có thể dùng chung một máy in. hù hợp văn phòng nhỏ, hộ gia đình có nhiều thiết bị. Lỗi thường gặp là laptop và máy in không cùng mạng, IP máy in đổi, cấu hình chia sẻ sai, tường lửa chặn.

3. Nguyên nhân phổ biến khiến laptop không nhận máy in

3.1. Nhóm lỗi phần cứng và kết nối vật lý

Phần lớn lỗi laptop không nhận máy in qua cổng USB bắt đầu từ dây, cổng hoặc trạng thái máy in. Người dùng nên kiểm tra các yếu tố đơn giản này trước.

• Dây USB: Dây có thể đứt ngầm, bị gập, lỏng, bám bụi hoặc rỉ sét ở đầu cắm. Khi đó tín hiệu truyền không ổn định, Windows nhận chập chờn hoặc không nhận.
• Cổng USB trên laptop: Cổng dùng lâu có thể lỏng, oxy hóa, từng bị nước vào hoặc va đập nên không còn tiếp xúc tốt. Cắm thiết bị khác cũng dễ bị ngắt kết nối.
• Máy in chưa sẵn sàng: Máy chưa bật nguồn, kẹt giấy, hết mực, đang báo lỗi trên màn hình hoặc đèn báo trạng thái nhấp nháy. Lúc này, dù laptop nhận được thiết bị, lệnh in vẫn không được thực hiện.

Laptop không nhận máy in có thể bắt nguồn từ máy in bị kẹt

3.2. Nhóm lỗi cài đặt và driver trên Windows

Driver máy in là phần mềm nhỏ giúp Windows hiểu và điều khiển máy in. Nếu thiếu hoặc không đúng, laptop không thể giao tiếp với máy in dù đã cắm đúng dây. Các lỗi cài đặt phổ biến:

• Máy in ở trạng thái Offline hoặc Pause Printing: Windows tạm ngưng giao tiếp nên lệnh in mới sẽ không được gửi.
• Hàng đợi in (queue) treo: Nhiều lệnh cũ lỗi vẫn nằm trong danh sách, chặn lệnh mới.
• Chưa cài driver hoặc driver không đúng phiên bản Windows: Máy in có thể không hiển thị hoặc hiện nhưng báo lỗi.
• Driver bị lỗi sau khi cập nhật Windows hoặc cài phần mềm khác can thiệp vào hệ thống in: Biểu hiện là trước đây in bình thường, sau cập nhật thì lỗi.
• Service Print Spooler (dịch vụ quản lý lệnh in) bị dừng: Mọi lệnh in sẽ không được xử lý, máy in vẫn hiện nhưng không chạy.

3.3. Nhóm lỗi kết nối mạng với máy in WiFi/LAN

Khi in qua WiFi/LAN, laptop và máy in cần nằm trong cùng mạng và sử dụng địa chỉ IP ổn định. Một số nguyên nhân thường gặp:

• Laptop và máy in không cùng WiFi/LAN: Máy in kết nối WiFi khác hoặc cắm LAN vào router khác với mạng laptop. Khi đó laptop không nhận diện được máy in.
• IP động máy in đổi sau khi mất điện, reset router: Laptop vẫn lưu IP cũ, nên khi gửi lệnh tới IP đó sẽ không tới đúng thiết bị.
• Chia sẻ máy in trong mạng nội bộ chưa bật hoặc cấu hình sai: Trường hợp máy in nối với một PC khác và chia sẻ cho nhiều người dùng.
• Tường lửa (firewall) hoặc phần mềm bảo mật chặn kết nối: Một số cấu hình an ninh nghiêm ngặt có thể chặn port in ấn trong mạng.

Một số trường hợp lỗi không nằm ở dây hoặc cài đặt, mà xuất phát từ phần cứng sâu: Cổng USB trên mainboard laptop hỏng, bo mạch máy in gặp lỗi hoặc máy in quá cũ không còn driver tương thích hệ điều hành hiện tại.

Khi đó, người dùng không nên tự tháo laptop hoặc máy in để kiểm tra, vì có thể làm mất bảo hành, gây hỏng hóc lan rộng. Trong các tình huống nghi ngờ phần cứng, giải pháp an toàn là mang thiết bị đến trung tâm kỹ thuật uy tín để được chẩn đoán.

4. Kiểm tra nhanh trước khi chỉnh trong Windows

4.1. Kiểm tra tình trạng máy in

• Máy in đã bật, đèn nguồn sáng ổn định, không chớp báo lỗi.
• Không có lỗi hiển thị trên màn hình hoặc đèn báo (nếu có màn hình kèm mã lỗi).
• Khay giấy còn giấy, không bị kẹt hoặc giấy lệch.
• Nếu máy hỗ trợ, in thử trang test trực tiếp từ nút trên máy in.

Nếu máy in tự in được trang test mà máy in không hoạt động trên laptop, lỗi nhiều khả năng nằm ở laptop hoặc kết nối.

Kiểm tra máy in đã bật đèn nguồn chưa

4.2. Kiểm tra cáp và cổng USB

• Rút cáp USB ở cả hai đầu, cắm lại chắc chắn, đúng cổng trên laptop và máy in.
• Thử đổi sang một cổng USB khác trên laptop, ưu tiên cổng trực tiếp trên máy thay vì qua hub USB.
• Nếu có sẵn dây khác, thử dây mới để loại trừ lỗi dây hỏng.

Người dùng có thể mở Device Manager, nếu driver USB vẫn hoạt động tốt, khi cắm lại sẽ thấy thông báo có thiết bị mới. Điều này hỗ trợ nhận biết lỗi laptop không nhận máy in qua cổng USB là do dây hay do driver.

4.3. Kiểm tra mạng WiFi/LAN nếu in qua mạng

• Kiểm tra laptop đang kết nối vào mạng WiFi/LAN nào (tên mạng ở góc dưới phải).
• Kiểm tra máy in có đèn/báo trạng thái WiFi hoặc LAN sáng ổn định không.
• Nếu gần đây có đổi modem, đổi tên WiFi hoặc mất điện, lưu ý rằng IP máy in có thể đã thay đổi.

Nếu không rõ IP, người dùng có thể xem trên màn hình máy in hoặc in trang test mạng (nhiều mẫu có chức năng này trong menu). Đây là bước cơ bản để tiếp tục xử lý lỗi in qua mạng LAN và máy in WiFi không kết nối được với laptop.

Kiểm tra máy in đã kết nối vào majg WiFi nào

5. 6 cách khắc phục lỗi laptop không nhận máy in từ dễ đến khó

5.1. Dùng Troubleshoot trên Windows

Troubleshoot là công cụ tích hợp trong Windows giúp tự động phát hiện và sửa một số lỗi cơ bản, bao gồm lỗi in. Công cụ này an toàn, phù hợp để thử trước khi chỉnh sâu.

• Bước 1: Mở Start Menu > Control Panel > Hardware and Sound > View devices and printers.

Mở View devices and printers trong Control Panel

• Bước 2: Nhấp chuột phải vào tên thiết bị máy in cần được khắc phục lỗi > Chọn Troubleshoot.

Chọn Troubleshoot ở thiết bị máy in bị lỗi

• Bước 3: Chờ Windows kiểm tra, nếu có gợi ý sửa lỗi, chọn Apply this fix và làm theo hướng dẫn.

Nhấn chọn Apply this fix nếu Windows có gợi ý sửa lỗi

5.2. Kiểm tra trạng thái Offline và hàng đợi in

Nếu máy in có trong danh sách nhưng không in, lỗi thường nằm ở trạng thái hoặc hàng đợi. Các bước xử lý:

• Bước 1: Vào Settings > Printers & Scanners > Chọn máy in > Open queue hoặc See what’s printing.

Chọn Open queue trong menu Printers & Scanners

• Bước 2: Trong menu Printer, bỏ chọn Use Printer Offline và Pause Printing.

• Bước 3: Xóa các lệnh in cũ đang treo, chọn từng tài liệu > Chọn Cancel hoặc Cancel All Documents.

Xóa các lệnh in cũ bằng cách chọn Cancel All Documents

5.3. Cài mới hoặc cập nhật driver máy in

Driver máy in là phần mềm giúp Windows giao tiếp với máy in. Lỗi driver là nguyên nhân phổ biến khiến laptop không nhận máy in hoặc báo lỗi sau khi nâng cấp Windows.

• Bước 1: Tải và cài đặt Driver máy in từ website của hãng, lưu ý chọn đúng model máy và hệ điều hành tương thích.
• Bước 2: Cập nhật lại Driver máy in trong Device Manager, Update driver > Search automatically for drivers. Nếu đã tải driver mới, bạn chọn Browse my computer for drivers và trỏ tới thư mục chứa bộ cài.
• Bước 3: Nếu đã Update driver nhưng máy in vẫn không nhận hay báo driver lỗi, bạn nên Uninstall và cài lại driver.

Cài lại driver máy in sau khi Uninstall driver cũ bị lỗi

5.4. Gỡ và cài lại driver USB

Driver USB lỗi có thể khiến laptop nhận chập chờn hoặc không nhận bất kỳ thiết bị USB nào, bao gồm máy in.

• Bước 1: Mở Device Manager bằng cách gõ Device Manager trong ô tìm kiếm.
• Bước 2: Mở mục Universal Serial Bus controllers.
• Bước 3: Tìm các dòng có dấu chấm than hoặc thiết bị USB nghi ngờ lỗi > Chuột phải > Uninstall device.
• Bước 4: Khởi động lại laptop, Windows sẽ tự cài lại driver USB mặc định.

Người dùng nên chỉ gỡ những thiết bị đang báo lỗi, không cần xóa toàn bộ nếu không chắc chắn, để tránh gián đoạn các thiết bị khác. Cách này giúp xử lý lỗi cập nhật trình điều khiển thiết bị ngoại vi và cải thiện khả năng nhận diện máy in.

Gỡ driver bị lỗi và cài lại driver USB

5.5. Khởi động lại service Print Spooler

Print Spooler là dịch vụ trong Windows giúp quản lý và xếp hàng các lệnh in. Nếu dịch vụ này dừng hoặc lỗi, mọi lệnh in từ laptop sẽ không được xử lý, dù máy in vẫn hiển thị trong hệ thống.

• Bước 1: Nhấn Windows + R > gõ services.msc > Enter.
• Bước 2: Trong danh sách Services, tìm Print Spooler > Chuột phải và chọn Stop.
• Bước 3: Nhấn chuột phải và chọn Start để khởi động lại dịch vụ.
• Bước 4: Kiểm tra mục Startup type, đặt là Automatic để Windows tự chạy Print Spooler khi khởi động.

Chọn Stop Print Spooler để khởi động lại

5.6. Xử lý laptop không nhận máy in WiFi/LAN

Cách này áp dụng khi máy in không cắm dây USB vào laptop mà kết nối qua WiFi/LAN. Các bước cơ bản:

• Bước 1: Sau khi đảm bảo laptop và máy in dùng cùng mạng WiFi/LAN, bạn check xem IP máy in trên màn hình máy bằng cách coi trong Control Panel > View devices and printers > Printer Properties > Ports.

• Bước 3: Trên laptop, mở Settings > Devices > Printers & Scanners > Add a printer or scanner.

• Bước 4: Nếu Windows không tự tìm thấy, chọn The printer that I want isn’t listed > Add a printer using a TCP/IP address or hostname.

• Bước 5: Chọn Device type là TCP/IP Device, nhập IP máy in > Next và làm theo hướng dẫn để cài driver.

6. Một số lỗi ít gặp và hướng xử lý?

• Lỗi file hệ thống và phần mềm can thiệp sâu: Sự thiếu hụt file mscms.dll, hư thư mục spool hoặc do phần mềm diệt virus vô tình vô hiệu hóa Print Spooler đòi hỏi sự can thiệp của kỹ thuật viên chuyên môn để tránh gây ra các lỗi nặng.
• Khi máy in hoặc laptop đã quá cũ: Tình trạng thiếu driver tương thích với Windows 10/11 khiến kết nối chập chờn, đòi hỏi người dùng cân nhắc phương án nâng cấp thiết bị mới để tối ưu chi phí sửa chữa.

7. Khi nào nên dừng tự sửa và mang thiết bị đến nơi sửa uy tín?

• Đã thử toàn bộ checklist và các cách trên nhưng laptop vẫn không nhận máy in hoặc in không ổn định.
• Laptop không nhận cả các thiết bị USB khác như chuột, USB lưu trữ, ổ cứng ngoài.
• Máy in phát tiếng kêu lạ, báo lỗi phần cứng, thường xuyên kẹt giấy dù đã vệ sinh cơ bản.
• Hệ thống in trong văn phòng có nhiều máy, kết nối qua mạng phức tạp, yêu cầu hoạt động liên tục.

8.1. Tại sao laptop không kết nối được với máy in qua USB?

Nguyên nhân thường nằm ở ba nhóm chính: Dây USB hỏng hoặc cắm lỏng, cổng USB trên laptop lỗi hoặc driver/Print Spooler trên Windows gặp trục trặc. Người dùng nên kiểm tra dây, đổi cổng, chạy Troubleshoot và cập nhật driver trước.

Nếu vẫn không được, có thể áp dụng thêm các bước gỡ driver USB và khởi động lại Print Spooler như trình bày trong bài để xử lý lỗi laptop không nhận máy in qua cổng USB và lỗi dây cáp kết nối USB.

8.2. Làm sao sửa lỗi máy in không hiển thị trên laptop Windows 10/11?

Khi máy in không hiển thị trên laptop, hãy kiểm tra cáp hoặc mạng WiFi/LAN trước, sau đó chạy Troubleshoot trong Windows. Nếu công cụ không khắc phục được, người dùng nên cài hoặc cài lại driver máy in đúng phiên bản Windows 10/11.

Kiểm tra cáp mạng WiFi/LAN trước nếu máy in không hiển thị trên laptop Windows 10/11

8.3. Có nên dùng phần mềm bên thứ ba để cập nhật driver máy in?

Người dùng có thể dùng phần mềm như Drivereasy để hỗ trợ tìm driver, nhất là khi không rành thao tác thủ công. Tuy vậy, cách an toàn hơn là ưu tiên tải driver trực tiếp từ trang chính hãng của máy in.

Cài driver không rõ nguồn gốc có thể gây lỗi hệ thống hoặc cài nhầm trình điều khiển không đúng thiết bị. Khi không chắc chắn, tốt nhất nên tham khảo ý kiến kỹ thuật viên.

8.4. Khi nào cần thay máy in mới thay vì cố sửa?

Nên cân nhắc thay máy in khi thiết bị quá cũ không còn driver cho Windows mới, thường xuyên lỗi kết nối dù đã cài đúng, hoặc chi phí sửa gần bằng mua máy mới. Nếu nhu cầu in tăng lên rõ rệt, nâng cấp cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

Xem thêm:

• Máy in không in được: Nguyên nhân và cách khắc phục
• Hướng dẫn cách kết nối máy in với laptop đầy đủ đơn giản từ A đến Z
• Cách kết nối laptop với máy in Canon 2900 chi tiết, dễ hiểu

Hy vọng bài viết trên đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu đã thử hết mà lỗi kết nối máy in với laptop vẫn còn, đừng ngần ngại liên hệ ngay với GearVN để được hỗ trợ kiểm tra và tư vấn nâng cấp khi cần, qua hotline 1900.5301 hoặc tại các showroom.