Microsoft Access là gì? Tổng hợp tính năng và cách sử dụng

Microsoft Access là gì? Tổng hợp tính năng và cách sử dụng

 Laptop gaming Acer Nitro 16 Phoenix AN16 41 R76E

Laptop gaming Acer Nitro 16 Phoenix AN16 41 R76E

42.490.000₫
31.490.000₫ -26%
0.0 (0 đánh giá)
Vừa mở bán
 Laptop gaming Acer Nitro 16 Phoenix AN16 41 R60F

Laptop gaming Acer Nitro 16 Phoenix AN16 41 R60F

35.990.000₫
25.990.000₫ -28%
0.0 (0 đánh giá)
Đã bán: 1
 Laptop gaming Acer Nitro 16 Phoenix AN16 41 R3SM

Laptop gaming Acer Nitro 16 Phoenix AN16 41 R3SM

39.990.000₫
28.990.000₫ -28%
0.0 (0 đánh giá)
Vừa mở bán
 Laptop gaming MSI Thin 15 B13UC 2044VN

Laptop gaming MSI Thin 15 B13UC 2044VN

22.990.000₫
19.490.000₫ -15%
0.0 (0 đánh giá)
Đã bán: 2
 Laptop gaming HP VICTUS 16-r0230TX 9Q981PA

Laptop gaming HP VICTUS 16-r0230TX 9Q981PA

34.190.000₫
25.990.000₫ -24%
0.0 (0 đánh giá)
Vừa mở bán
 Laptop gaming Acer Predator Helios Neo PHN16 71 54CD

Laptop gaming Acer Predator Helios Neo PHN16 71 54CD

35.990.000₫
28.990.000₫ -19%
0.0 (0 đánh giá)
Đã bán: 6
GEARVN - Laptop gaming MSI Katana 15 B13VFK 676VN

Laptop gaming MSI Katana 15 B13VFK 676VN

37.990.000₫
27.990.000₫ -26%
0.0 (0 đánh giá)
Đã bán: 30
 Laptop ASUS Vivobook 14 OLED A1405ZA KM264W

Laptop ASUS Vivobook 14 OLED A1405ZA KM264W

18.990.000₫
15.990.000₫ -16%
0.0 (0 đánh giá)
Vừa mở bán
 Laptop gaming MSI Thin 15 B12UC 1416VN

Laptop gaming MSI Thin 15 B12UC 1416VN

19.990.000₫
17.490.000₫ -13%
0.0 (0 đánh giá)
Vừa mở bán
 Laptop gaming HP VICTUS 16-r0226TX 9Q977PA

Laptop gaming HP VICTUS 16-r0226TX 9Q977PA

38.690.000₫
29.990.000₫ -22%
0.0 (0 đánh giá)
Vừa mở bán
 Laptop gaming ASUS Vivobook 16X K3605ZC RP564W

Laptop gaming ASUS Vivobook 16X K3605ZC RP564W

24.990.000₫
19.490.000₫ -22%
0.0 (0 đánh giá)
Vừa mở bán
 Chuột gaming MSI M99 Pro 20th

Chuột gaming MSI M99 Pro 20th

490.000₫
199.000₫ -59%
0.0 (0 đánh giá)
Đã bán: 5
Mục lục

Nếu bạn đã quen sử dụng những phần mêm của nhà Microsoft thì đừng quên bỏ qua siêu phẩm Microsoft Access. Đây là một công cụ vô cùng mạnh mẽ giúp bạ quản lý và truy cập dữ liệu vô cùng tối ưu, hãy cùng tìm hiểu cụ thể về Microsoft Access là gì? cũng như các tính năng và cách sử dụng của nó.

Microsoft Access là gì?

Access là một phần mềm dùng để quản lý các cơ sở dữ liệu hay có thể nói Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (tiếng Anh: relational database management system, viết tắt: RDBMS) mang chức năng quản lý, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu thành dạng bảng. 

Khác với những hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, Microsoft Access đặc biệt nổi bật ở việc sở hữu giao diện đồ họa người dùng có thể giúp bạn dùng những công cụ có sẵn dễ dàng mà không cần phải quá rành về kỹ thuật.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường xuyên sử dụng Access như một cách để phát triển hệ thống thông tin quản lý dữ liệu. Ngoài ra, Access còn có một số ứng dụng như: quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, thông tin hàng hóa, đơn hàng, các giao dịch,... 

Microsoft Access

Ứng dụng Microsoft Access dành cho ai?

Microsoft Access là lựa chọn hoàn hảo cho những ai muốn quản lý thông tin một cách hiệu quả mà không cần kiến thức chuyên sâu về lập trình. Với giao diện trực quan, bạn có thể dễ dàng tạo ra các cơ sở dữ liệu, nhập liệu và truy xuất dữ liệu chỉ với vài cú click chuột. Ngay cả khi bạn chưa từng làm việc với cơ sở dữ liệu, Access sẽ giúp bạn bắt đầu một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Microsoft Access

Những tính năng nổi bật của Microsoft Access

Với khả năng lưu trữ, chỉnh sửa, thêm, xóa hoặc truy xuất dữ liệu Microsoft Access còn giúp bạn làm việc trên các bảng biểu hay tương tác giữa các bảng với nhau để bạn có thể quản lý thông tin cụ thể hơn, có thể kể đến những tính năng như:

  • Thiết lập các bảng dữ liệu.

  • Nhập dữ liệu từ các định dạng như Excel, Database, Web Content,…

  • Tạo mối liên kết giữa các bảng.

  • Truy xuất thông tin từ một bảng hoặc nhiều bảng thông qua liên kết.

  • Xuất dữ liệu thành các file Excel, CSV, Access, PDF,…

  • Tự động hóa quy trình bằng VBA.

  • Thiết kế báo cáo.

  • Tổng hợp, tính toán dữ liệu.

Microsoft Access

Cách sử dụng Microsoft Access

Tạo cơ sở dữ liệu 

  • Bước 1: Mở ứng dụng Access, trên thanh công cụ chọn File -> New.

Microsoft Access

  • Bước 2: Để có thể quản lý các tập tin tốt hơn bạn nên đặt tên file -> Chọn Creat. Bạn vẫn có thể thay đổi tên file sau khi lưu bằng cách nhấn chuột phải vào file và chọn Rename.

Microsoft Access

Nhập dữ liệu 

  • Bước 1: Xác định thông tin các dữ liệu và định dạng cho cơ dữ liệu. Có 4 loại định dạng là: kiểu truy vấn, kiểu biểu mẫu, kiểu bảng hoặc kiểu báo cáo.

  • Bước 2: Tạo bảng và nhập dữ liệu. Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ tài liệu khác thì chọn tab External Data.

  • Bước 3: Chèn cột và hình ảnh bằng những công cụ đã được chuẩn bị sẵn trong Microsoft Access.

Microsoft Access

Thiết lập mối quan hệ 

Mỗi bảng sẽ có một định danh riêng và được Access tạo cột ID để dánh số cho các mục, để tạo liên kết giữa các bảng bạn cần làm theo các bước sau:

  • Bước 1: Chọn mục Tab -> Click vào Database Tools và đi đến Relationship để thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.

  • Bước 2: Để tạo thành mối quan hệ, bạn chỉ cần kéo bảng này đến bảng khác và chọn Enforce Referential Integrity để đảm bảo giữ nguyên dữ liệu khi kết nối các bảng.

Tạo truy vấn 

  • Bước 1: Nhấn mở Query Design -> Chọn tùy chọn Create và đi đến Tiếp tục thiết kế truy vấn.

  • Bước 2: Tìm đến The Show Table -> Click chuột vào bảng mà bạn cần thực hiện truy vấn -> Nhấn Close.

  • Bước 3: Để thêm trường, bạn cần nhấp chuột vào cột truy vấn và chọn Design.

  • Bước 4: Ở đây bạn có thể thêm các tiêu chuẩn cần thiết cho cột truy vấn.

  • Bước 5: Để hoàn thành truy vấn, bạn chọn Design -> Run. Để lưu truy vấn bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

Tạo biểu mẫu 

  • Bước 1: Chọn bảng mà bạn muốn tạo biểu mẫu.

  • Bước 2: Tại tab Create -> Đi đến nút Form để tạo biểu mẫu dựa trên các trường trong bảng.

  • Bước 3: Thực hiện điều chỉnh biểu mẫu mới tạo.

Microsoft Access

Tạo báo cáo

  • Bước 1: Lựa chọn bảng hoặc truy vấn trong Access -> Mở tab mới. 

  • Bước 2: Thiết lập nguồn cho báo cáo đang trống. 

  • Bước 3: Đưa các trường dữ liệu vào báo cáo này. 

  • Bước 4: Tạo các nhóm trong báo cáo. 

  • Bước 5: Lưu báo cáo và chia sẻ với người dùng khác.

So sánh cách dùng Microsoft Access và Microsoft Excel

Điểm giống nhau

Cả Excel và Access đều được xây dựng và phát triển bởi Microsoft với cùng mục đích là lưu trữ dữ liệu cho người sử dụng.

Microsoft Access

Điểm khác biệt

Tuy nhiên, Excel và Access đều được dùng để lưu trữ dữ liệu nhưng giữa chúng vẫn có sự khác biệt nhất định. Nếu Excel là công cụ bảng tính với những tác vụ cơ bản và ngắn hạn thì Access lại là một cơ sở dữ liệu phức tạp hơn. Cụ thể như sau:

Microsoft Access

Microsoft Excel

  • Khả năng xử lý nhiều loại dữ liệu, bao gồm cả số và văn bản, có tính linh hoạt cao.

  • Lưu trữ tất cả dữ liệu trong một nơi duy nhất.

  •  Chỉ khóa dữ liệu ở cấp độ bản ghi, cho phép nhiều người dùng làm việc cùng lúc.

  • Được thiết kế để quản lý và lưu trữ lượng lớn dữ liệu, có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác.

  • Cho phép người dùng tạo các mẫu dữ liệu và biểu mẫu nhập dữ liệu.

  • Sử dụng mô hình multiple relational table.

  • Cung cấp độ chính xác và tính hiệu quả cao.

  • Phù hợp cho các dự án quy mô lớn và giải pháp dài hạn.

  • Chỉ tập trung vào dữ liệu số và các phép tính toán.

  • Có nhiều tài liệu và bảng tính cho dữ liệu khác nhau.

  • Khóa toàn bộ bảng tính, giới hạn về việc nhiều người dùng cùng làm việc.

  • Có dung lượng lưu trữ ít hơn Access.

  • Chỉ cung cấp cho người dùng màn hình dữ liệu chính.

  • Sử dụng mô hình dữ liệu non-relational hoặc flat worksheet.

  • Định dạng giới hạn về tốc độ và tính chính xác.

  • Phù hợp cho các dự án quy mô nhỏ và giải pháp ngắn hạn.

Bài viết trên đã chia sẻ cho các bạn những thông tin cũng như cách sử dụng Microsoft Access. Mong là với những chia sẻ trên, bạn có thể áp dụng để sử dụng được ứng dụng tuyệt vời này, hỗ trợ tối đa cho công việc.

XEM THÊM:

  1. Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Excel chi tiết nhất

  2. Lý do và cách khắc phục khi lỗi font chữ trong Word

  3. Cách lấy lại file Excel chưa lưu đảm bảo thành công

Bình luận của bạn sẽ được duyệt trước khi đăng lên