Microsoft Access là gì? Tổng hợp tính năng và cách sử dụng

Nếu bạn đã quen sử dụng những phần mêm của nhà Microsoft thì đừng quên bỏ qua siêu phẩm Microsoft Access. Đây là một công cụ vô cùng mạnh mẽ giúp bạ quản lý và truy cập dữ liệu vô cùng tối ưu, hãy cùng tìm hiểu cụ thể về Microsoft Access là gì? cũng như các tính năng và cách sử dụng của nó.

Microsoft Access là gì?

Access là một phần mềm dùng để quản lý các cơ sở dữ liệu hay có thể nói Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (tiếng Anh: relational database management system, viết tắt: RDBMS) mang chức năng quản lý, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu thành dạng bảng. 

Khác với những hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, Microsoft Access đặc biệt nổi bật ở việc sở hữu giao diện đồ họa người dùng có thể giúp bạn dùng những công cụ có sẵn dễ dàng mà không cần phải quá rành về kỹ thuật.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường xuyên sử dụng Access như một cách để phát triển hệ thống thông tin quản lý dữ liệu. Ngoài ra, Access còn có một số ứng dụng như: quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, thông tin hàng hóa, đơn hàng, các giao dịch,... 

Ứng dụng Microsoft Access dành cho ai?

Microsoft Access là lựa chọn hoàn hảo cho những ai muốn quản lý thông tin một cách hiệu quả mà không cần kiến thức chuyên sâu về lập trình. Với giao diện trực quan, bạn có thể dễ dàng tạo ra các cơ sở dữ liệu, nhập liệu và truy xuất dữ liệu chỉ với vài cú click chuột. Ngay cả khi bạn chưa từng làm việc với cơ sở dữ liệu, Access sẽ giúp bạn bắt đầu một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Những tính năng nổi bật của Microsoft Access

Với khả năng lưu trữ, chỉnh sửa, thêm, xóa hoặc truy xuất dữ liệu Microsoft Access còn giúp bạn làm việc trên các bảng biểu hay tương tác giữa các bảng với nhau để bạn có thể quản lý thông tin cụ thể hơn, có thể kể đến những tính năng như:

Cách sử dụng Microsoft Access

Tạo cơ sở dữ liệu 

• Bước 1: Mở ứng dụng Access, trên thanh công cụ chọn File -> New.

• Bước 2: Để có thể quản lý các tập tin tốt hơn bạn nên đặt tên file -> Chọn Creat. Bạn vẫn có thể thay đổi tên file sau khi lưu bằng cách nhấn chuột phải vào file và chọn Rename.

Nhập dữ liệu 

• Bước 1: Xác định thông tin các dữ liệu và định dạng cho cơ dữ liệu. Có 4 loại định dạng là: kiểu truy vấn, kiểu biểu mẫu, kiểu bảng hoặc kiểu báo cáo.

• Bước 2: Tạo bảng và nhập dữ liệu. Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ tài liệu khác thì chọn tab External Data.

• Bước 3: Chèn cột và hình ảnh bằng những công cụ đã được chuẩn bị sẵn trong Microsoft Access.

Thiết lập mối quan hệ 

Mỗi bảng sẽ có một định danh riêng và được Access tạo cột ID để dánh số cho các mục, để tạo liên kết giữa các bảng bạn cần làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn mục Tab -> Click vào Database Tools và đi đến Relationship để thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.

• Bước 2: Để tạo thành mối quan hệ, bạn chỉ cần kéo bảng này đến bảng khác và chọn Enforce Referential Integrity để đảm bảo giữ nguyên dữ liệu khi kết nối các bảng.

Tạo truy vấn 

• Bước 1: Nhấn mở Query Design -> Chọn tùy chọn Create và đi đến Tiếp tục thiết kế truy vấn.

• Bước 2: Tìm đến The Show Table -> Click chuột vào bảng mà bạn cần thực hiện truy vấn -> Nhấn Close.

• Bước 3: Để thêm trường, bạn cần nhấp chuột vào cột truy vấn và chọn Design.

• Bước 4: Ở đây bạn có thể thêm các tiêu chuẩn cần thiết cho cột truy vấn.

• Bước 5: Để hoàn thành truy vấn, bạn chọn Design -> Run. Để lưu truy vấn bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + S. 

Tạo biểu mẫu 

• Bước 1: Chọn bảng mà bạn muốn tạo biểu mẫu.

• Bước 2: Tại tab Create -> Đi đến nút Form để tạo biểu mẫu dựa trên các trường trong bảng.

• Bước 3: Thực hiện điều chỉnh biểu mẫu mới tạo.

Tạo báo cáo

• Bước 1: Lựa chọn bảng hoặc truy vấn trong Access -> Mở tab mới. 

• Bước 2: Thiết lập nguồn cho báo cáo đang trống. 

• Bước 3: Đưa các trường dữ liệu vào báo cáo này. 

• Bước 4: Tạo các nhóm trong báo cáo. 

• Bước 5: Lưu báo cáo và chia sẻ với người dùng khác.

So sánh cách dùng Microsoft Access và Microsoft Excel

Điểm giống nhau

Cả Excel và Access đều được xây dựng và phát triển bởi Microsoft với cùng mục đích là lưu trữ dữ liệu cho người sử dụng.

Điểm khác biệt

Tuy nhiên, Excel và Access đều được dùng để lưu trữ dữ liệu nhưng giữa chúng vẫn có sự khác biệt nhất định. Nếu Excel là công cụ bảng tính với những tác vụ cơ bản và ngắn hạn thì Access lại là một cơ sở dữ liệu phức tạp hơn. Cụ thể như sau: