Review chi tiết 7+ phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp
Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều phần mềm quản lý công việc phù hợp với các loại hình doanh nghiệp cũng như thích hợp cho cá nhân quản lý cuộc sống hằng ngày. Dưới đây, GearVN sẽ giới thiệu đến bạn những phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc hay còn được biết đến là một phần mềm hỗ trợ thực hiện các công việc của một cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp bằng cách lập danh sách công việc, giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá.
Các công cụ này có thể lập một kế hoạch chi tiết từ những điều ưu tiên, những công việc cần làm, phân bổ nhân lực,... một cách hiệu quả. Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng tạo kế hoạch, phân công hay quản lý các công việc được chi tiết và hiệu quả hơn.
Những tính năng cơ bản cần có của 1 phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc tuy nhiên để trở thành một phần mềm quản lý công việc thật sự hữu ích thì cần phải có những tính năng cơ bản như sau:
Có tính năng lập kế hoạch, giao và điều phối công việc: Là một phần mềm quản lý hiệu quả, hiện đại, cung cấp các tính năng lập kế hoạch cho công việc, giao việc và điều phối là một điều thiết yếu để giúp các nhà quản lý dễ điều hành doanh nghiệp. Song song đó, các ứng dụng còn có thể theo dõi trên di động hay PC nhanh chóng nhờ công nghệ Cloud.
Chức năng quản lý: Thay vì phải quản lý nhiều nền tảng rời rạc thì với các phần mềm quản lý công việc, nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi hiệu suất hoạt động của các nhân viên phòng bạn trên một phần mềm duy nhất.
Thống kê, báo cáo: Thông qua các phần mềm quản lý, nhà điều hành có thể dễ dàng nắm được thông tin về tiến độ làm việc, trạng thái công việc,... Nhờ đó, bạn cũng dễ dàng nhận ra được những điểm đã hoàn thành tốt cũng như những thiếu sót để kịp thời điều chỉnh.
Tính năng giao tiếp: Các phần mềm quản lý hiệu quả cũng cần chú ý về tính năng tương tác giữa các đồng nghiệp hay giữa nhân viên và nhà quản lý để đảm bảo về hiệu suất công việc.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí offline
Để có thể lựa chọn được một phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp của bạn cần dựa theo nhiều chí khác nhau. Dưới đây là một số tiêu chí cơ bản mà bạn có thể xem xét để lựa chọn phần mềm quản lý công việc chính xác nhất:
Các tính năng được cung cấp: Là một phần mềm quản lý hiệu quả, phần mềm cần phải cung cấp được những tính năng cơ bản như lập kế hoạch, phân phối công việc song song đó phần mềm cũng cần cung cấp cho nhà quản lý các tính năng báo cáo, thống kê,...
Mức độ uy tín của nhà cung cấp: Nhà cung cấp cũng là một yếu tố cần được chú ý bởi hợp tác với một nhà cung cấp có kinh nghiệm lâu năm, giàu kinh nghiệm không chỉ giúp doanh nghiệp có được phần mềm chất lượng mà còn đảm bảo mối quan hệ hợp tác luôn ổn định, bền vững.
Tính dễ dùng: Để đáp ứng yêu cầu này, phần mềm phải có thiết kế trực quan, có ngôn ngữ thích hợp cũng như tốc độ tải nhanh chóng.
Chi phí phù hợp: Tùy theo ngân sách của công ty mà bạn có thể chọn phần mềm quản lý miễn phí hay có trả phí. Đương nhiên các phần mềm có trả phí sẽ mang lại nhiều tính năng hơn. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp chỉ có mong muốn quản lý đơn giản, chi phí đầu tư hạn chế thì có thể chọn các phần mềm miễn phí.
Các chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp: Các doanh nghiệp nên lựa chọn những nhà cung cấp có các chế độ bảo hành, bảo trì, nâng cấp,...
Top 7+ phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp
Base Wework
Đầu tiên chắc chắn không thể bỏ qua khi nhắc đến các phần mềm quản lý công việc chính là Base Wework. Đây là một phần mềm quản lý công việc hiệu quả do Việt Nam thiết kế. Phần mềm này được đánh giá cao và được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản lý phòng ban.
Ưu điểm:
Công cụ quản lý công việc linh hoạt, cung cấp nhiều lựa chọn hiển thị khác nhau như Kanban, Gantt, bảng và danh sách, tương tự như FastWork Workplace.
Khả năng cộng tác giữa các phòng ban, có tính năng chat nhóm là Base Message.
Được chia thành nhiều loại báo cáo.
Chi phí sử dụng khoản 1.4$/ người dùng/ tháng.
Nhược điểm:
Dù cung cấp nhiều loại báo cáo nhưng chỉ đáp ứng được nhu cầu tối thiểu của người dùng.
Vẫn còn hạn chế về việc phân bổ công việc.
Trello
Điểm nổi bật của Trello chính là một phần mềm quản lý được xây dựng dựa trên phương pháp Trello và hoàn toàn miễn phí. Với giao diện trực quan dễ nhìn và được chia thành 3 cột tương ứng là To do, Doing và Done đã giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng chỉ với thao tác kéo thả.
Ưu điểm:
Giao diện thân thiện với người dùng, dễ dàng học và sử dụng.
Các công việc được quản lý theo giai đoạn.
Khả năng tương tác, đính kèm tài liệu nhanh chóng.
Nhược điểm:
Là một mô hình quản lý công việc của nước ngoài nên còn cần điều chỉnh để phù hợp với các mô hình tại Việt Nam.
Chưa có tính tương tác trên phần mềm.
Không thể cung cấp báo cáo tổng quan cũng như chi tiết tiến độ.
Weekdone
Weekdone là một công cụ tuyệt vời dành cho các đội nhóm cần theo dõi và đánh giá hiệu quả các mục tiêu OKR. Với những báo cáo trực quan cũng như các công cụ hỗ trợ đo lường hiệu quả, người dùng sẽ nhanh chóng nhận thấy điểm mạnh và điểm yếu của đội nhóm từ đó điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với mục tiêu.
Ưu điểm:
Khả năng theo dõi, lập kế hoạch dài hạn.
Hỗ trợ cập nhận tiến độ theo chu kỳ được đặt ra, phản hồi, đánh giá ngay trên hệ thống.
Báo cáo công việc rõ ràng, đo lường sự hài lòng của đội nhóm.
Miễn phí sử dụng với đội nhóm 0 - 3 người.
Nhược điểm:
Chỉ tập trung ghi nhận đánh giá tổng quan không thể theo dõi từng chi tiết công việc.
Chi phí hằng năm khá cao.
ClickUp
ClickUp là phần mềm quản lý công việc không chỉ hỗ trợ tốt cho đội nhóm mà còn được tích hợp thêm nhiều tính năng cá nhân hóa như ghi chú, nhắc việc, lịch,... Mọi thành viên đều có thể sử dụng ClickUp để lên kế hoạch, tổ chức công việc.
Ưu điểm:
Đa dạng các tính năng hỗ trợ quản lý.
Miễn phí cho người dùng cá nhân.
Cung cấp các tùy chỉnh cao để hỗ trợ cho công việc.
Nhược điểm:
Giao diện còn phức tạp, khó dùng.
Phần mềm sử dụng ngôn ngữ chính là tiếng Anh và hiện chưa có bản tiếng Việt.
Phiên bản di động chưa hoàn thiện và tối ưu hóa được như bản web.
Amis
Amis được đánh giá là một giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp có nhu cầu nâng cao hiệu quả quản trị công việc. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng nổi bật như tổ chức công việc, cộng tác, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc.
Ưu điểm:
Dễ dàng lên kế hoạch tổng quan, chi tiết.
Có thể phân quyền cho người tham gia, vai trò của mỗi cá nhân trong nhóm.
Tính năng giao nhận việc dễ dàng trên mọi thiết bị.
Tạo lập nhóm chức năng và dự án linh hoạt.
Nhược điểm:
Hệ thống hiện tại chưa có khả năng phân bổ nguồn lực một cách tự động để giải quyết công việc.
Chưa có khả năng tích hợp cùng các phần mềm khác để đồng bộ dữ liệu.
Monday.com
Monday.com là một phần mềm được nhiều doanh nghiệp nổi tiếng tin dùng như Unilever, Netflix,...Phần mềm này cho phép các nhà quản lý giao nhiệm vụ và theo dõi chi tiết các bước thực hiện của nhân viên.
Ưu điểm:
Giao diện dễ dùng, khả năng tùy chỉnh linh hoạt.
Cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý.
Có bản dùng thử miễn phí.
Nhược điểm:
Giao diện chủ yếu là tiếng Anh.
Chi phí cao.
Microsoft To Do
Microsoft To Do là một ứng dụng được phát hành bởi Microsoft do đó nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm tương thích với các phần mềm khác của Microsoft thì hãy cân nhắc ứng dụng này.
Với Microsoft To Do, bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc của mình qua bất kỳ thiết bị nào kể cả điện thoại, máy tính.
Ưu điểm:
Hoàn toàn miễn phí.
Khả năng đồng bộ hóa với nhiều thiết bị.
Tích hợp với nhiều ứng dụng khác của Microsoft như Outlook, Gmail,...
Tính năng My Day giúp bạn lên kế hoạch chi tiết cho một ngày làm việc.
Nhược điểm:
So với các phần mềm chuyên nghiệp thì còn hạn chế nhiều tính năng.
Không thích hợp cho các dự án phức tạp, lớn.
Tính năng cộng tác còn đơn giản.
>>> Có thể bạn quan tâm: Microsoft Access là gì? Tổng hợp tính năng và cách sử dụng
Todoist
Todoist cũng là một phần mềm được "chọn mặt gửi vàng" khi được nhiều trang báo nổi tiếng ca ngợi. Ứng dụng này giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ hiệu quả, phân công công việc hợp lý.
Ưu điểm:
Hỗ trợ phân loại các tác vụ mạnh mẽ.
Dễ dàng điều chỉnh các công việc như nhóm dự án, gắn nhãn công việc và đánh dấu mức độ quan trọng của công việc.
Tích hợp cả hai trợ lý ảo là Siri và Alexa.
Có thể khởi tạo công việc mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet.
Nhược điểm:
Tính năng phân chia công việc còn chưa hiệu quả.
Các ứng dụng Windows thường không đạt được chất lượng tương đương với các phiên bản trên Mac và điện thoại, đặc biệt là về giao diện người dùng và tính năng.
Ticktick
Mặc dù có nhiều điểm tương đồng với Todoist nhưng TickTick đã dần khẳng định được vị thế của mình nhờ những tiện ích độc đáo như bộ đếm Pomodora để người dùng có thể quản lý thời gian tốt nhất.
Ưu điểm:
Chi phí rẻ hơn so với Todoist, nhiều tính năng hỗ trợ tốt hơn.
Nhiều tiện ích hữu dụng.
Dễ dàng sử dụng mọi lúc mọi nơi.
Nhược điểm:
Dù có nhiều tính năng tương đồng với Todoist nhưng theo đánh giá thì khả năng xử lý của TickTick lại không hiệu quả bằng.
Khả năng đồng bộ với ứng dụng Lịch trên thiết bị vẫn chưa có.
Vậy là thông qua các bài viết trên, GearVN đã giới thiệu cho bạn những phần mềm quản lý công việc tốt dành cho doanh nghiệp của bạn. Tùy theo nhu cầu của cá nhân, doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn phần mềm sao cho phù hợp nhất.
Gợi ý xem thêm:
