Pivot Table là gì? Cách sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu
Quá trình thống kê dữ liệu hay phân tích là một vấn đề nhức nhối đối với những anh chị làm việc văn phòng hay các bạn sinh viên, vì nó rất tốn thời gian và công sức của mọi người. Nắm bắt được vấn đề đó, GEARVN muốn mang đến cho các bạn thủ thuật mới để giảm thiểu thời gian giải quyết và đạt hiệu quả cao. Đó là Pivot Table đây là công cụ được những chuyên gia và anh chị chuyên viên sử dụng. Cùng tham khảo công cụ thông qua nội dung dưới đây nhé!
Pivot Table là gì?
Pivot Table là một công cụ mạnh mẽ trong các phần mềm xử lý dữ liệu như Excel và Google Sheets. Nó cho phép người dùng tóm tắt, phân tích và trình bày dữ liệu lớn một cách dễ dàng và trực quan. Khi sử dụng công cụ này, người dùng chỉ cần kéo thả các trường dữ liệu là đã có thể tạo ra được một bảng phân tích, giúp biến những con số khô khan thành thông tin có giá trị.
Lợi ích khi sử dụng Pivot Table
Pivot Table mang lại cho người dùng trải nghiệm tốt trong quá trình làm việc của mình thông qua các lợi ích sau đây:
Tóm tắt dữ liệu nhanh chóng: Một trong những lợi ích lớn nhất của Pivot Table là khả năng tóm tắt dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Thay vì xử lý từng dòng dữ liệu, người dùng có thể xử lý một bảng dữ liệu trong thời gian ngắn, giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ mắc lỗi trong quá trình xử lý.
Khả năng phân tích chuyên sâu và trực quan hóa thông tin: Pivot Table cho phép người dùng phân tích dữ liệu theo nhiều chiều khác nhau, từ đó phát hiện các xu hướng và mẫu số liệu mà không dễ nhìn thấy. Bạn có thể nhanh chóng tạo ra các bảng so sánh, phân tích như doanh thu, sản phẩm, khu vực hoặc theo thời gian. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi số liệu thành biểu đồ trực quan, giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và dễ hiểu hơn.
Tùy chỉnh linh hoạt: Người dùng có thể dễ dàng thay đổi cấu trúc bảng, thêm hoặc bớt trường dữ liệu đáp ứng nhu cầu và mục đích sử dụng của bạn.
Cách sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu
Để sử dụng Pivot Table trong việc thống kê dữ liệu bạn cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Tại bảng dữ liệu → Nhấn chọn Insert trên thanh công cụ → Chọn Pivot Table.
Bước 2: Hộp thoại Pivot Table xuất hiện, tại đây:
Trong vùng Select a table or range: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn thực hiện Pivot Table.
Trong vùng Choose Where you want the Pivot Table to be placed:
New Worksheet: Pivot Table sẽ được đặt ở một sheet được tao mới.
Existing Worksheet: Nếu bạn muốn chủ động chọn vị trí để đặt Pivot Table, bạn có thể chọn vị trí đó ở ô Location.
Sau đó nhấn OK để hoàn tất.
Bước 3: Lúc này bảng tổng hợp sẽ xuất hiện tại vị trí bạn đã chọn hoặc trên một sheet mới, bạn có thể kéo các trường dữ liệu vào các ô để cấu trúc bảng phân tích của mình.
Filters: Dùng để lọc dữ liệu.
Columns: Hiển thị dữ liệu dạng cột.
Rows: Hiển thị dữ liệu theo hàng.
Values: Hiển thị giá trị tính toán từ trường dữ liệu.
Bước 4: Tùy chỉnh bảng theo cách bạn muốn để tổng hợp và thống kê dữ liệu của bạn.
Bước 5: Để điều chỉnh hiển thị, bạn có thể vào thẻ Pivottable Analyze và chọn Options. Một hộp thoại Pivottable Option xuất hiện, tại đây bạn có thể điều chỉnh những yếu tố như: Layout & Format, Totals & Filters, Display, Printing, Data và Alt Text.
Bước 6: Bạn cũng có thể thay đổi cách tính toán giá trị bằng cách trong ô Values → Nhấn vào trường dữ liệu → Chọn Value Field Setting.
Những lưu ý khi sử dụng Pivot Table trong Excel
Trong quá trình sử dụng bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây để tránh gặp phải rắc rối dẫn đến kết quả không chính xác. Những lưu ý bạn cần quan tâm như:
Xác định mục tiêu: Đầu tiên trước khi bắt đầu phân tích hay thực hiện các tác vụ khác bạn cần xác định mục tiêu trước, điều này sẽ giúp bạn đặt ra được các trường dữ liệu cụ thể.
Kiểm tra và lựa chọn dữ liệu nguồn chính xác: Bạn cần đảm bảo thực hiện chính xác thao tác này vì yếu tố này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả.
Sử dụng định dạng dữ liệu phù hợp: Bạn cần xác định xem dữ liệu ở từng ô có đúng định dạng theo quy định hay không, nếu chưa thì bạn cần sửa ngay để tránh quá trình phân tích không diễn ra được hoặc cho ra kết quả không chính xác.
Sử dụng lọc và sắp xếp: Sử dụng tính năng này để có thể xem dữ liệu ở nhiều góc độ khác nhau, từ đó có thể tìm ra dữ liệu mong muốn và có thể phát hiện ra lỗi (nếu có).
Tạm kết
Qua bài viết trên GEARVN đã mang đến các bạn những thông tin cần thiết về Pivot Table, hi vọng các bạn có thể hiểu hơn và áp dụng được nội dung này vào công việc cũng như học tập của mình. Nếu có thắc mắc hoặc muốn cập nhật thêm nhiều thông tin về thủ thuật, tin công nghệ hay các sự kiện nổi bật. Hãy theo dõi GEARVN để biết thêm chi tiết và cập nhật những bài viết mới nhất nhé!
Xem thêm:
