Cách hiện lề trong Word: Bật thanh thước, khung lề, chỉnh lề in

Khi soạn thảo trên Microsoft Word, nhiều người thường chỉ thấy vùng gõ chữ mà không rõ lề trang, thanh thước hay khung lề ở đâu. Trong bài viết này, GearVN sẽ hướng dẫn chi tiết cách hiện lề trong Word trên các phiên bản Word 2003 đến Office 365.

Những điểm chính

• Phân biệt rõ Lề trang (Margins), Khung văn bản (Text Boundaries) và Thanh thước (Ruler) để áp dụng đúng mục đích soạn thảo và in ấn.
• Kích hoạt nhanh thanh thước Ruler tại thẻ View, giúp căn chỉnh thụt đầu dòng, đặt Tab và bố cục văn bản chính xác.
• Hiển thị khung Text Boundaries trong phần Options để trực quan hóa vùng gõ nội dung, hỗ trợ tốt cho người mới bắt đầu.
• Lề trang (Margins) quyết định trực tiếp đến bản in; cần thiết lập đúng chuẩn và đồng bộ khổ giấy để tránh mất chữ.
• Khắc phục lỗi không hiện thước dọc bằng cách bật tùy chọn Show vertical ruler trong phần Advanced của cài đặt Word.

1. Giới thiệu chung về cách hiện lề trong Word

Trong thực tế, người dùng thường tìm cách hiện lề trong Word nhưng mỗi người lại muốn một thứ khác nhau: Có người muốn bật thanh thước, có người muốn hiện khung nét đứt, có người cần chỉnh lề trang để in.

Vì vậy, việc phân biệt rõ ba khái niệm sau rất quan trọng trước khi thao tác. Các loại lề trong Word gồm:

• Lề trang Margins: Là khoảng trống giữa nội dung và mép giấy, ảnh hưởng trực tiếp đến bản in.
• Khung căn lề Show text boundaries: Là đường nét đứt bao quanh vùng soạn thảo, giúp nhìn rõ giới hạn nội dung.
• Thanh thước Ruler: Là thước ngang và dọc hiển thị đơn vị đo, giúp căn đoạn, đặt tab và chỉnh thụt đầu dòng.

Lề trang Margin là khoảng trống giữa nội dung và mép giấy

2. Hiểu đúng về lề trang, khung lề và thanh thước trong Word

2.1. Lề trang (Margins) quyết định lề khi in

Lề trang (Margins) là thông số cần chú ý khi cần in tài liệu vì sẽ cho biết nội dung trên trang cách mép giấy bao nhiêu, áp dụng cho bốn phía trên, dưới, trái, phải. Trong in ấn, việc thiết lập Margins được ưu tiên hơn so với text boundaries.

Vai trò của Margins:

• Giúp luận văn, báo cáo, hồ sơ tuân thủ đúng quy chuẩn định dạng văn bản.
• Giữ khoảng trống đủ để đóng gáy, kẹp file, photocopy mà không che mất chữ.
• Tránh trường hợp máy in không in sát mép giấy và làm mất nội dung.

Nếu đặt Margins quá nhỏ:

• Máy in không in được sát mép nên có thể cắt chữ bên phải hoặc mép dưới.
• Tài liệu gửi cơ quan, trường học có thể bị yêu cầu định dạng lại và in lại.

Khung text boundaries là tính năng hiển thị, không phải lề in. Khi bật, Word vẽ đường nét đứt bao quanh vùng nội dung theo Margins hiện tại, còn text boundaries chỉ hiển thị khung, không tự động chỉnh lề hay thay Margins.

Công dụng chính:

• Giúp người mới phân biệt rõ vùng gõ chữ và vùng lề trắng xung quanh.
• Hỗ trợ căn chỉnh hình ảnh, bảng, hộp văn bản khi đặt gần biên trang.
• Tạo cảm giác dễ ước lượng nội dung tối đa trên mỗi trang.

Nên dùng text boundaries khi:

• Học sinh, sinh viên mới làm quen với việc căn lề theo quy chuẩn.
• Người cần quan sát bố cục trang một cách trực quan nhưng vẫn dựa vào Margins để in.

Ruler là công cụ thao tác trực tiếp với bố cục nội dung, trên thanh thước sẽ hiển thị đơn vị đo (cm, inch) dựa trên Margins và khổ giấy, đặc biệt hữu ích với dân văn phòng hay soạn thảo văn bản dài vì có thể kết hợp với Margins để căn lề trang và căn đoạn chính xác.

Thanh thước Ruler gồm:

• Thước ngang phía trên vùng soạn thảo.
• Thước dọc ở phía trái (khi bật vertical ruler).

Ruler hỗ trợ:

• Kéo các mốc thụt đầu dòng và lùi đoạn cho từng đoạn văn.
• Căn lề trái, phải, canh giữa nội dung một cách trực quan.
• Đặt tab stop (vị trí con trỏ nhảy đến khi nhấn phím Tab) cho mục lục, danh sách, bảng biểu.

3.1. Bật thanh Ruler trên Word 2010 - 2013 - 2016 - 2019 - 2021 - Microsoft 365

Các phiên bản Word từ 2010 trở lên có cách bật Ruler rất giống nhau. Người dùng chỉ cần vài thao tác.

Cách thực hiện:

• Bước 1: Mở tài liệu Word cần chỉnh > Chuyển sang thẻ View trên thanh Ribbon.
• Bước 2: Trong nhóm Show, tick chọn ô Ruler để bật thanh thước căn lề.
• Bước 3: Đảm bảo chế độ xem đang là Print Layout để thấy bố cục giống bản in.

Lưu ý:

• Bật Ruler chỉ hiển thị thêm thanh thước, không làm thay đổi lề, nội dung hay định dạng.
• Nếu đang ở Read Mode hoặc Web Layout, thanh thước hiển thị không trực quan như khi ở Print Layout.

Word 2007 dùng giao diện Ribbon đầu tiên nhưng vẫn có thẻ View giống các bản sau.

Cách thực hiện:

• Bước 1: Vào thẻ View > tick chọn Ruler để bật thanh thước ngang và dọc hoặc nhấn nút View Ruler nhỏ nằm phía trên thanh cuộn dọc bên phải.
• Bước 2: Nên chuyển về chế độ Print Layout để Ruler hiển thị đúng theo khổ giấy.

Nhiều trường hợp đã bật Ruler nhưng chỉ thấy thước ngang phía trên, không có thước dọc ở bên trái. Để bật thước dọc, bạn thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào File > chọn Options.
• Bước 2: Chọn mục Advanced.
• Bước 3: Kéo xuống phần Display, tick chọn Show vertical ruler in Print Layout view.
• Bước 4: Nhấn OK để lưu.

Lưu ý:

• Thước dọc chỉ hiển thị trong Print Layout view, không xuất hiện ở các chế độ xem khác.
• Nếu cửa sổ Word đang để quá hẹp hoặc thu nhỏ, hãy phóng to cửa sổ để nhìn rõ thanh thước dọc.

4.1. Bật khung text boundaries trên Word 2007 - 2019 - 2021 - Microsoft 365

Text boundaries nên được xem như mốc thị giác, còn việc in đúng lề vẫn dựa vào Margins và Print Preview. Khi bật, Word sẽ vẽ một khung nét đứt quanh vùng nội dung theo lề Margins đã thiết lập.

Cách thực hiện:

• Bước 1: Vào File > chọn Options.
• Bước 2: Trong cửa sổ Word Options, chọn mục Advanced.
• Bước 3: Kéo xuống tới phần Show document content.
• Bước 4: Tick chọn Show text boundaries và nhấn OK để áp dụng.

Khung lề sẽ xuất hiện tương tự nhưng trong môi trường Word 2003. Với Word 2003, giao diện dùng menu cổ điển nên thao tác hơi khác:

• Bước 1: Vào menu Tools > chọn Options.
• Bước 2: Chọn tab View.
• Bước 3: Tick chọn Text Boundaries > nhấn OK.

Sau khi bật text boundaries, đôi khi người dùng thấy trang giấy bị chia thành nhiều ô nhỏ, đặc biệt khi văn bản có nhiều đoạn, bảng, hình. Điều này gây cảm giác rối mắt.

Cách tắt Text boundaries:

• Bước 1: Vào lại File > Options > Advanced.
• Bước 2: Tìm phần Show document content, bỏ tick Show text boundaries.
• Bước 3: Nhấn OK để tắt khung, giao diện sẽ gọn hơn.

Lưu ý:

• Một số hướng dẫn đề xuất thay hoặc sửa file template normal.dotm để thay đổi cách hiển thị khung.
• File normal.dotm là mẫu mặc định của Word, chứa nhiều thiết lập. Nếu chỉnh sai có thể gây lỗi giao diện, mất macro hoặc thay đổi định dạng mặc định.
• Khuyến nghị luôn sao lưu normal.dotm trước khi chỉnh và chỉ thực hiện khi có kinh nghiệm hoặc được bộ phận IT hỗ trợ.

5.1. Chọn nhanh lề theo mẫu Margins có sẵn

Microsoft Word cung cấp nhiều mẫu lề trang, phù hợp với các nhu cầu cơ bản. Đây là cách nhanh nhất để căn lề tự động mà không cần nhập từng thông số.

5.2. Tùy chỉnh lề theo quy định Custom Margins

Khi làm luận văn, báo cáo hoặc công văn, người dùng thường phải tuân theo quy chuẩn lề. Khi đó, người dùng cần sử dụng tính năng Custom Margins để tùy chỉnh các thông số: Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải).

Lưu ý:

• Sinh viên nên kiểm tra quy định của trường trước khi đặt lề.
• Dân văn phòng soạn công văn, quyết định nên dùng một mẫu chuẩn trong cơ quan để tránh sai định dạng.

Trước khi in số lượng lớn, người dùng nên kiểm tra lề bằng Print Preview để tránh lãng phí giấy.

Các loại lề:

• Kiểm tra lề trái, phải, trên, dưới có đủ khoảng trống.
• Đảm bảo nội dung không sát mép hoặc vượt khỏi vùng in.

Các lỗi thường gặp trong giao diện in:

• Khổ giấy trong Word là A4 nhưng driver máy in đặt Letter, khiến nội dung bị lệch.
• Các tùy chọn như Scale to Fit hoặc Fit to Page làm thu hoặc phóng nội dung, khiến lề in khác với Margins đã đặt.
• Máy in áp dụng vùng in an toàn khác, cắt sát mép hơn dự kiến.

Khuyến nghị: In thử một trang đầu để kiểm tra thực tế trước khi in toàn bộ tài liệu.

6.1. Đã tick Ruler nhưng không thấy thanh thước

Một số trường hợp người dùng bật Ruler nhưng vẫn không thấy thanh căn lề trong Word. Đồng thời, thanh thước chỉ hiển thị đầy đủ ở chế độ Print Layout, nên cần ưu tiên sử dụng chế độ này khi căn lề.

Cách xử lý:

• Vào thẻ View, đảm bảo chế độ xem đang là Print Layout.
• Kiểm tra mức Zoom, tăng zoom lên khoảng 100% để dễ thấy thanh thước.
• Phóng to cửa sổ Word để thanh Ruler không bị che hoặc co hẹp.

Người dùng đôi khi thấy khung text boundaries và vùng in thật không trùng nhau. Nguyên nhân chính thường do Text boundaries hiển thị vùng nội dung theo Margins trong Word hoặc bản in chịu ảnh hưởng bởi khổ giấy và thiết lập của driver máy in.

Cách xử lý:

• Kiểm tra lại mục Size trong Word và khổ giấy trong driver.
• Tăng Margins, đặc biệt lề dưới và phải, hoặc bỏ các chế độ scale không cần thiết.

Tuy nhiên, khi cần in chuẩn, người dùng nên dựa vào Margins và Print Preview, không chỉ nhìn text boundaries.

Kiểm tra lại khổ giấy để đảm bảo khung Text boundaries tương thích với vùng in thực tế

6.3. In ra bị mất chữ bên phải hoặc dưới trang

Đây là lỗi thường gặp khi căn lề quá sát hoặc thiết lập máy in không đồng bộ. Nguyên nhân thường do:

• Margins đặt quá nhỏ so với khả năng in sát mép của máy.
• Khổ giấy giữa Word và máy in không trùng nhau.
• Driver máy in đang tự động phóng to hoặc thu nhỏ nội dung.

Cách xử lý:

• Vào Layout/Page Layout > Margins > Custom Margins.
• Tăng lề Right và Bottom thêm khoảng 0.5 - 1 cm.
• Đảm bảo Word dùng A4 và máy in cũng đặt A4.
• Trong hộp thoại in, tắt các tùy chọn kiểu Fit to Page nếu không cần.

Tăng lề Right và Bottom thêm khoảng 0.5 - 1 cm để tránh in ra bị mất chữ

7. Một số câu hỏi liên quan

7.1. Tại sao tôi không thấy tùy chọn Show text boundaries trong Word?

Tùy chọn này nằm tại File > Options > Advanced > Show document content > Show text boundaries. Nếu không thấy, có thể do phiên bản Word đã thay đổi cách hiển thị hoặc giao diện khác, khi đó người dùng nên ưu tiên sử dụng Margins và Ruler để căn lề.

7.2. Thay file normal.dotm để sửa khung lề có an toàn không?

Thay hoặc chỉnh file normal.dotm có thể khắc phục một số lỗi hiển thị khung lề, nhưng luôn tồn tại rủi ro như mất macro, thay đổi định dạng mặc định hoặc lỗi giao diện. Do đó, người dùng nên sao lưu file normal.dotm cũ và chỉ thao tác khi hiểu rõ hoặc được bộ phận IT hướng dẫn.

7.3. Vì sao khi mở file trên máy khác thì lề lại bị lệch?

Lý do thường do khác khổ giấy, khác Margins mặc định, khác phiên bản Word hoặc khác driver máy in. Để hạn chế lệch, người dùng nên đặt lề bằng số cụ thể, sử dụng khổ A4 thống nhất và lưu file ở định dạng .docx để tăng tính tương thích.

Xem thêm:

• Những cách căn lề trong Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 nhanh - gọn - lẹ
• Top mẹo thú vị trên Microsoft Word mà bạn nên biết
• Chi tiết cách làm mục lục trong Word chuyên nghiệp, thành công 100%

Việc hiểu cách hiện lề trong Word giúp người dùng căn chỉnh văn bản chính xác hơn. Nếu cần một bộ laptop văn phòng đã cài sẵn Windows và Office để làm việc với Word mượt mà thì đừng quên tham khảo các mẫu máy mới nhất tại GearVN.