Cách thu hồi mail Outlook hiệu quả và nhanh nhất
Thu hồi mail Outlook hay recall là cách hữu hiệu nhất giúp bạn thu hồi lại các mail gửi nhầm người, sai chính tả, sai nội dung, … Nếu bạn cũng đang sử dụng Outlook thì xem ngay bài viết sau đây để tránh sự cố đáng tiếc.
Outlook là gì?
Outlook là phần mềm giúp quản lý thông tin cá nhân người dùng của tập đoàn Microsoft, bao gồm các công cụ như: e-mail, lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, duyệt web, tạp chí, ghi chú, …
Phần mềm Outlook có thể được sử dụng độc lập hoặc cũng có thể kết hợp làm việc cùng các ứng dụng cho nhiều người dùng trong một tổ chức, ví dụ như muốn chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, ngoài ra còn danh sách SharePoint và lịch trình các cuộc họp.
Hiện tại phần mềm Microsoft Outlook không phải là một công cụ miễn phí, để sử dụng bản hoàn chỉnh bạn sẽ phải trả phí để sử dụng.
Thu hồi mail Outlook (Recall) là gì?
Trong ứng dụng Microsoft Outlook, Recall là chức năng thu hồi mail Outlook đã gửi khỏi hộp thư của người nhận. Với việc này người nhận sẽ không thể xem được nội dung mail ấy, từ đó tránh được việc gửi nhầm mail, nội dung mail bị sai sót hoặc thiếu thông tin.
Phiên bản nào có thể thu hồi mail Outlook?
Tính năng Recall trên Outlook có đã trên phần mềm này từ rất lâu, bởi vậy gần như mọi phiên bản Outlook đều có thể thu hồi mail. Tiêu biểu như sau: Microsoft 365, Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019, Office for business.
Hướng dẫn thu hồi mail Outlook
Bước 1: Mở ứng dụng “Microsoft Outlook”, cột bên trái trong phần thư mục cửa sổ ứng dụng chọn “Sent Items” > nhấp đúp vào email bạn muốn thu hồi.
Bước 2: Khi cửa sổ chứa nội dung mail bạn muốn thu hồi được hiển thị > chọn vào phần “Actions” > từ phần menu thả xuống chọn mục “Recall This Message”.
Bước 3: Tại đây nếu bạn muốn thu hồi mail Outlook đã gửi và thay thế thư mới ta tiếp tục chọn “Delete unread copies and replace with a new message”. Hoặc nếu bạn chỉ muốn thu hồi mail đã gửi hãy chọn “Delete unread copies of this message”.
Lưu ý: Nếu bạn muốn nhận được thông báo mail đã thu hồi thành công hay chưa hãy chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”.
Bước 4: Cuối cùng chọn “OK” để hoàn tất việc recall email Outlook và gửi lại email mới (nếu có).
Vì sao bạn không thể thu hồi mail Outlook đã gửi?
Bạn sẽ không thể thu hồi được mail Outlook đã gửi nếu gặp những trường hợp sau đây:
- Người dùng không sử dụng phần mềm Outlook trên máy tính để bàn, laptop, hoặc Office 365
- Email của người gửi hoặc người nhận không được kết nối với máy chủ Microsoft Exchange
- Email của người gửi hoặc người nhận hiện tại không nằm cùng trong cùng một tổ chức/doanh nghiệp
- Nếu người nhận được mail đã mở thư thì bạn cũng không thể thu hồi lại mail Outlook
Việc thu hồi mail Outlook vô cùng quan trọng, tránh được các lỗi không đánh có. Hi vọng với bài viết trên bạn có thể sử dụng mail an toàn và hiệu quả hơn.
Bài viết liên quan:
- Luân Trần -
